Fachbegriffe einfach erklärt

Abnahme

Die Abnahme ist die förmliche Bestätigung des Auftraggebers, dass die Werkleistung vertragsgemäß erbracht wurde.

Abnahme (rechtlich)

Die Abnahme ist im deutschen Werkvertragsrecht das Rechtsgeschäft, mit dem der Auftraggeber eine erbrachte Leistung als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt – mit weitreichenden Rechtsfolgen.

Abnahmeprotokoll

Das Abnahmeprotokoll dokumentiert die förmliche Bauabnahme schriftlich – mit Datum, Anwesenden, festgestellten Mängeln, Fristen und Unterschriften. Es ist das zentrale Beweisdokument bei Streitigkeiten.

Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen während eines laufenden Projekts.

AGB im Handwerk

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Vertragsbedingungen zwischen Handwerksbetrieb und Kunden – Zahlungsfristen, Haftung, Gewährleistung und Eigentumsvorbehalt.

Angebot

Ein Angebot ist ein verbindliches Dokument, mit dem ein Handwerksbetrieb einem Kunden Leistungen und Preise für einen Auftrag unterbreitet.

Angebotskalkulation

Die Angebotskalkulation ermittelt den Angebotspreis auf Basis von Lohnkosten, Materialkosten, Gemeinkosten und Gewinnzuschlag – bevor ein Angebot an den Kunden geht.

Angebotsverfolgung

Angebotsverfolgung ist das systematische Nachverfolgen offener Angebote – wann wurde nachgefasst, was ist der aktuelle Status, welche Angebote wurden gewonnen oder verloren.

Angebotsvorlage

Eine Angebotsvorlage ist ein wiederverwendbares Muster für Angebote – mit vorausgefüllten Positionen, Texten und Preisen, das für jeden neuen Auftrag individuell angepasst wird.

Arbeitsnachweis

Ein Arbeitsnachweis dokumentiert die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters für einen bestimmten Einsatz.

Arbeitszeit

Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der täglichen Tätigkeit ohne Ruhepausen.

Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen für Arbeitnehmer in Deutschland – mit direkten Auswirkungen auf die Zeiterfassung im Handwerk.

Aufbewahrungspflicht

Die steuerliche Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen und Geschäftsunterlagen für 10 Jahre aufzubewahren.

Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung ist das systematische Erfassen, Zuweisen, Verfolgen und Abschließen aller anfallenden To-dos in einem Handwerksbetrieb.

Aufmaß

Das Aufmaß ist die genaue Vermessung und Dokumentation der tatsächlich erbrachten Bauleistungen als Grundlage für die Abrechnung.

Backup

Ein Backup ist die gesicherte Kopie aller Geschäftsdaten – Rechnungen, Angebote, Kundendaten, Projektdokumente. GoBD und DSGVO verlangen revisionssichere Datensicherung.

Bauabnahme

Die Bauabnahme ist der rechtliche Kernvorgang eines Bauprojekts: Der Auftraggeber erklärt, dass die erbrachte Leistung im Wesentlichen vertragsgemäß ist.

Bauakte

Die Bauakte ist die zentrale projektbezogene Sammelmappe aller Dokumente zu einem Bauvorhaben – Verträge, Pläne, Angebote, Rechnungen, Bautagesberichte, Fotos.

Baudokumentation

Baudokumentation umfasst alle schriftlichen und bildlichen Nachweise über den Verlauf einer Baumaßnahme – von Bautagesberichten über Fotos bis zu Aufmaßblättern.

Baufortschritt

Der Baufortschritt beschreibt den aktuellen Stand der Bauarbeiten zu einem definierten Stichtag, gemessen als Prozentanteil der geplanten Gesamtleistung.

Baustellendokumentation

Die Baustellendokumentation umfasst alle schriftlichen und fotografischen Aufzeichnungen über den Baufortschritt, Mängel und besondere Vorkommnisse.

Bautagebuch

Das Bautagebuch ist die tägliche schriftliche Dokumentation des Baustellengeschehens – Wetter, Arbeiten, Personal, Materiallieferungen, Behinderungen und besondere Vorkommnisse.

Bautagesbericht

Der Bautagesbericht dokumentiert täglich die geleisteten Arbeiten, eingesetzten Materialien, Wetterbedingungen und Mitarbeiter auf einer Baustelle.

Bauvertrag

Der Bauvertrag ist der rechtliche Rahmen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für Bauleistungen – geregelt im BGB (§650a ff.) oder ergänzend nach VOB/B.

Bauzeitenplan

Der Bauzeitenplan legt fest, wann welche Gewerke auf der Baustelle tätig sind – als Balkendiagramm oder Gantt-Chart. Er ist Grundlage für Behinderungsanzeigen und Nachtragsansprüche.

Bedenkenanzeige

Eine Bedenkenanzeige ist die schriftliche Mitteilung eines Handwerksbetriebs an den Auftraggeber, dass Bedenken gegen die vorgesehene Ausführungsart bestehen.

Behinderungsanzeige

Eine Behinderungsanzeige ist die schriftliche Mitteilung, dass die Bauausführung aus einem bestimmten Grund nicht oder nicht wie geplant fortgesetzt werden kann.

Betriebskosten

Betriebskosten sind alle laufenden Kosten eines Unternehmens, die für den regulären Geschäftsbetrieb anfallen.

BGB-Werkvertrag

Der BGB-Werkvertrag (§631 ff. BGB) ist der gesetzliche Rahmen für Werkleistungen in Deutschland – mit Regelungen zu Abnahme, Gewährleistung, Vergütung und Kündigung.

Cashflow

Der Cashflow bezeichnet den Geldfluss im Unternehmen – die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum.

Cloud-Software

Cloud-Software läuft auf externen Servern und ist über den Browser zugänglich – ohne lokale Installation oder IT-Infrastruktur.

Kundenverwaltung

CRM

CRM (Customer Relationship Management) bezeichnet Software und Prozesse zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und Auftragshistorien.

DATEV

DATEV ist das führende Softwaresystem für Steuerberater und Buchhalter in Deutschland. Handwerksbetriebe übergeben Belege und Buchungsdaten an ihren Steuerberater, der mit DATEV arbeitet.

Digitalisierung im Handwerk bezeichnet den Einsatz digitaler Werkzeuge zur Optimierung von Geschäftsprozessen wie Angeboten, Rechnungen und Dokumentation.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement (DMS) bezeichnet die strukturierte digitale Verwaltung aller Belege, Dokumente und Dateien eines Handwerksbetriebs.

DSGVO

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt den Schutz personenbezogener Daten in der EU und gilt auch für Handwerksbetriebe.

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Einheitspreis

Der Einheitspreis ist der Preis pro Mengeneinheit einer Leistung, z. B. pro Quadratmeter Fliesen oder pro laufendem Meter Kabel.

Einsatzplanung

Die Einsatzplanung ist die systematische Zuweisung von Mitarbeitern, Fahrzeugen und Material zu Projekten und Terminen.

Fotodokumentation

Die Fotodokumentation ist die systematische Aufnahme von Fotos auf der Baustelle – Ist-Zustand vor Beginn, Arbeitsfortschritt, versteckte Leistungen und Mängel. Sie schützt vor Streitigkeiten.

GAEB

GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist das Standardformat für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer im Bauwesen.

Gewährleistung

Die Gewährleistung ist die gesetzliche Pflicht des Handwerkers, Mängel an seiner Werkleistung innerhalb der Gewährleistungsfrist zu beseitigen.

GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) regeln die steuerrechtlichen Anforderungen an die digitale Buchführung.

GPS-Zeiterfassung

Bei der GPS-Zeiterfassung wird die Arbeitszeit eines Mitarbeiters mit dem GPS-Standort seines mobilen Geräts verknüpft.

Gutschrift

Eine Gutschrift ist ein Beleg, der eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise rückgängig macht oder korrigiert. Im Steuerrecht ist eine Gutschrift eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung.

Ist-Versteuerung

Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt abgeführt, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat – nicht bereits bei Rechnungsstellung wie bei der Soll-Versteuerung.

Kanban

Kanban ist eine visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung mit Spalten wie 'Offen', 'In Bearbeitung' und 'Erledigt'. Im Handwerk hilft Kanban, Baustellen-Aufgaben und Teamarbeit zu koordinieren.

KI im Handwerk

Künstliche Intelligenz im Handwerk automatisiert Routineaufgaben wie Angebotserstellung, Dokumentation und Kommunikation.

KI-Angebotsrechner

Ein KI-Angebotsrechner erstellt automatisch Angebote auf Basis von Projektbeschreibungen mithilfe künstlicher Intelligenz.

KI-Tagesbericht

Ein KI-Tagesbericht generiert automatisch strukturierte Baustellenberichte aus Sprachnotizen oder kurzen Stichpunkten.

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) befreit Unternehmen mit geringem Jahresumsatz von der Umsatzsteuerpflicht.

Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag (KVA) ist eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Handwerksleistung.

Kundenverwaltung

Kundenhistorie

Die Kundenhistorie ist die vollständige chronologische Aufzeichnung aller Interaktionen mit einem Kunden – Kontakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Reklamationen und Termine.

Kundenverwaltung

Kundenverwaltung (CRM) bezeichnet die systematische Erfassung und Pflege aller Kundendaten, Kontakte und Auftragshistorien.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist der Fließtext, der eine einzelne Position im Leistungsverzeichnis inhaltlich definiert.

Leistungskatalog

Der Leistungskatalog ist die interne Sammlung aller wiederverwendbaren Leistungspositionen eines Handwerksbetriebs – mit Beschreibung, Einheit, Zeitansatz und Preis.

Leistungsverzeichnis

Ein Leistungsverzeichnis (LV) listet alle zu erbringenden Bauleistungen mit Mengen, Einheiten und Beschreibungen strukturiert auf.

Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist die monatliche Abrechnung der Vergütung für Arbeitnehmer unter Berücksichtigung von Steuern und Sozialabgaben.

Lohnstunden

Lohnstunden sind alle Arbeitsstunden, die ein Handwerksbetrieb einem Mitarbeiter bezahlt – unabhängig davon, ob sie einem Kundenprojekt zugeordnet werden können.

Mahnung

Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung an einen Schuldner, eine überfällige Rechnung zu begleichen.

Mängelanzeige

Die Mängelanzeige ist die formelle Rüge eines Mangels durch den Auftraggeber gegenüber dem Handwerksbetrieb.

Mängelbeseitigung

Die Mängelbeseitigung ist die Nacherfüllung durch den Handwerksbetrieb, mit der ein gerügter Mangel innerhalb der Gewährleistungsfrist behoben wird.

Mängelprotokoll

Ein Mängelprotokoll dokumentiert festgestellte Baumängel mit Beschreibung, Fotos und Fristen zur Mängelbeseitigung.

Mängelprotokoll

Ein Mängelprotokoll hält festgestellte Mängel an einer Bauleistung schriftlich fest – mit Beschreibung, Frist und Verantwortlichem. Grundlage für Gewährleistungsansprüche.

Materialaufschlag

Der Materialaufschlag ist der prozentuale Zuschlag auf den Materialeinkaufspreis, der Handlingkosten, Lagerkosten, Schwund und Gewinn abdeckt. Er ist Teil der Angebotskalkulation.

Materialkalkulation

Die Materialkalkulation ist der Teil der Angebotskalkulation, in dem alle für ein Projekt benötigten Materialien mengenmäßig und preislich erfasst werden.

Materialverbrauch

Der Materialverbrauch ist die tatsächlich auf einer Baustelle eingesetzte Menge an Material – im Unterschied zum ursprünglich kalkulierten Bedarf. Grundlage für Nachkalkulation und Nachträge.

Medienbruch

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen zwischen unterschiedlichen Medien wechseln müssen – von Papier in Excel, von WhatsApp in E-Mail, vom Zettel in die Software. Jeder Wechsel kostet Zeit.

Mindestlohn

Der Mindestlohn ist der gesetzlich festgelegte Mindeststundenlohn, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zahlen müssen.

Mobile App

Eine Mobile App ist eine Anwendung für Smartphone oder Tablet, die Handwerker direkt auf der Baustelle nutzen – für Zeiterfassung, Fotodokumentation, Aufmaß, Berichte und Unterschriften.

Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung ist die Erfassung der Arbeitszeit direkt auf der Baustelle per Smartphone oder Tablet – mit Projektbezug, optional GPS und in Echtzeit synchronisiert mit dem Backoffice.

Nachkalkulation

Die Nachkalkulation vergleicht nach Projektabschluss die kalkulierten Werte mit den tatsächlichen Werten für Zeit, Material und Kosten. Sie zeigt, ob ein Projekt profitabel war.

Nachtrag

Ein Nachtrag ist eine nachträglich vereinbarte Zusatz- oder Änderungsleistung im laufenden Bauprojekt, die über den ursprünglichen Auftrag hinausgeht. Rechtlich geregelt in VOB/B §2 und BGB §650b.

Nachtragsangebot

Ein Nachtragsangebot ergänzt einen bestehenden Auftrag um zusätzliche Leistungen, die im ursprünglichen Angebot nicht enthalten waren.

OCR

OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die gedruckte oder handgeschriebene Texte in maschinenlesbare Daten umwandelt.

Pauschalangebot

Ein Pauschalangebot ist ein Angebot mit einem festen Gesamtpreis für eine klar beschriebene Leistung – unabhängig vom tatsächlichen Aufwand. Der Kunde kennt den Endpreis von Anfang an.

Pauschalpreis

Ein Pauschalpreis ist ein fest vereinbarter Gesamtpreis für eine klar beschriebene Leistung, unabhängig vom tatsächlichen Aufwand.

Positionsnummer

Die Positionsnummer ist die eindeutige numerische Kennung einer einzelnen Leistung im Leistungsverzeichnis. Über sie werden Preise, Aufmaße, Abschlagsrechnungen und Nachträge zugeordnet.

Produktivstunden

Produktivstunden sind die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters, die direkt einer fakturierbaren Kundenleistung zugeordnet werden können.

Projekt

Ein Projekt im Handwerk umfasst alle Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne, die zur Erfüllung eines Kundenauftrags notwendig sind.

Projektakte

Die Projektakte ist die zentrale digitale Sammelmappe eines Projekts – alle Verträge, Pläne, Angebote, Rechnungen, Fotos, Berichte, E-Mails, Termine und Aufgaben an einem Ort.

Projektcontrolling

Projektcontrolling ist der fortlaufende Vergleich von Plan- und Ist-Werten während der Projektlaufzeit – für Zeit, Kosten, Ressourcen und Fortschritt. Grundlage für frühzeitige Gegenmaßnahmen.

Rechnung

Eine Rechnung ist ein kaufmännisches Dokument, das eine erbrachte Leistung oder Lieferung mit Preis und Zahlungsbedingungen dokumentiert.

Rechnungskorrektur

Eine Rechnungskorrektur ist die formelle Berichtigung einer bereits gestellten Rechnung.

Regieangebot

Ein Regieangebot rechnet Leistungen nach tatsächlichem Aufwand ab – Zeit, Material und Fahrten. Im Gegensatz zum Pauschalpreis steht der Endpreis nicht vorher fest.

Regiebericht

Der Regiebericht ist die schriftliche Aufstellung aller Leistungen, die im Rahmen eines Regieauftrags nach tatsächlichem Aufwand erbracht wurden.

Reverse-Charge-Verfahren

Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine Sonderregelung, bei der nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet.

SaaS

SaaS (Software as a Service) ist ein Bereitstellungsmodell, bei dem Software als Abonnement über das Internet genutzt wird.

Schichtplanung

Die Schichtplanung ist die vorausschauende Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitszeiten und -orten unter Berücksichtigung der Arbeitszeit- und Ruhevorschriften.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist die abschließende Gesamtrechnung nach Fertigstellung eines Auftrags, die alle Abschlagszahlungen berücksichtigt.

Skonto

Skonto ist ein Preisnachlass, den ein Käufer erhält, wenn er eine Rechnung innerhalb einer kürzeren Zahlungsfrist begleicht.

Soll-Versteuerung

Die Soll-Versteuerung ist das gesetzliche Standardverfahren: Die Umsatzsteuer wird bereits mit Rechnungsstellung fällig – unabhängig davon, ob der Kunde bereits gezahlt hat.

Sprachnotiz

Eine Sprachnotiz ist eine kurze Aufnahme des gesprochenen Wortes – aufgenommen auf der Baustelle oder unterwegs. Moderne Handwerker-Software wandelt Sprachnotizen automatisch in Text um.

Stornorechnung

Eine Stornorechnung ist ein Beleg, mit dem eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig aufgehoben wird.

Stundenverrechnungssatz

Der Stundenverrechnungssatz (SVS) ist der Preis pro Arbeitsstunde, den ein Handwerksbetrieb dem Kunden berechnet. Er ist die wichtigste Kalkulationsgrundlage und muss alle Kosten und Gewinn decken.

Teilrechnung

Eine Teilrechnung ist eine Rechnung über einen klar abgegrenzten, in sich abgeschlossenen Leistungsteil. Sie unterscheidet sich von der Abschlagsrechnung: Der Teilbetrag ist endgültig abgerechnet.

Terminplanung

Die Terminplanung koordiniert Baustellen, Mitarbeiter und Materiallieferungen zeitlich, um Projekte effizient abzuwickeln.

Überstunden

Überstunden sind Arbeitszeiten über die vertraglich vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit hinaus. Im Handwerk fast unvermeidbar – sie müssen korrekt erfasst, vergütet oder ausgeglichen werden.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchsteuer, die auf Lieferungen und Leistungen erhoben wird und auf Rechnungen ausgewiesen werden muss.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) ist die regelmäßige Meldung der eingenommenen und gezahlten Umsatzsteuer an das Finanzamt – monatlich, quartalsweise oder jährlich über ELSTER.

Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung ist die digitale Führung, Beantragung, Genehmigung und Übersicht der Urlaubstage aller Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs.

Verjährungsfrist

Die Verjährungsfrist legt fest, bis wann Ansprüche rechtlich durchgesetzt werden können. Für Handwerker sind vor allem die Gewährleistungsfristen (5 Jahre VOB, 5 Jahre BGB) entscheidend.

VOB

Die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) regelt die Vergabe und Abwicklung von Bauaufträgen in Deutschland.

Wartungsvertrag

Ein Wartungsvertrag regelt die regelmäßige Inspektion und Instandhaltung von Anlagen oder Geräten durch einen Handwerksbetrieb.

Wegezeit

Die Wegezeit ist die Fahrtzeit vom Wohnort zur ersten Baustelle bzw. von der letzten Baustelle nach Hause. Sie ist zu unterscheiden von der Fahrzeit zwischen Baustellen (Arbeitszeit).

XRechnung

XRechnung ist ein deutsches XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das bei öffentlichen Auftraggebern gesetzlich vorgeschrieben ist.

Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist ein höflicher Hinweis an einen Kunden, dass eine Rechnung fällig ist – formal noch keine Mahnung.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel ist die Frist, innerhalb derer eine Rechnung bezahlt werden muss, z. B. 14 oder 30 Tage nach Rechnungsdatum.

Zeiterfassung bezeichnet die systematische Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern auf Baustellen oder im Büro.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert.