Aufbewahrungspflicht

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Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung, geschäftliche Unterlagen und Belege über einen definierten Zeitraum revisionssicher zu speichern. Sie ergibt sich aus §257 HGB und §147 AO. Für Handwerksbetriebe unterscheidet man vor allem zwei Fristen:

• 10 Jahre – Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Steuererklärungen.
• 6 Jahre – Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung.

Wichtig: „Aufbewahrung" heißt nicht nur „irgendwo lagern", sondern jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar – bei elektronischen Belegen also im ursprünglichen Format und mit passenden Sicherungen. Die konkreten Anforderungen regelt die <GlossaryLink slug="gobd">GoBD</GlossaryLink>.

Was gehört alles dazu?

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen (auch <GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnungen</GlossaryLink>).
• Lieferscheine, Bautagesberichte, Aufmaßprotokolle.
• Verträge, Angebote, Auftragsbestätigungen.
• Bankauszüge, Kassenbücher, DATEV-Exporte.
• Lohnunterlagen und Sozialversicherungsnachweise.
• E-Mails mit steuerlicher/geschäftlicher Relevanz.

Praxisbeispiel

Sanitärmeister Kraus prüft 2026 den Keller seines Betriebs. Er findet Rechnungsordner von 2013–2018, teilweise vermodert. Frage: Muss er die aufbewahren? Ja – 2013er Belege mindestens bis Ende 2023 (10 Jahre), 2016er bis Ende 2026. Er scannt alle noch relevanten Belege revisionssicher in seine <GlossaryLink slug="dokumentenmanagement">Dokumentenmanagement</GlossaryLink>-Lösung ein, bewahrt Originale mit besonderer Bedeutung (Verträge) auf und entsorgt datenschutzkonform, was verjährt ist.

Zusammenhang mit Meisterio

Meisterio speichert alle Belege GoBD-konform: unveränderbar, mit Zeitstempel, protokolliert, versioniert. Ausgangsrechnungen, E-Rechnungen, Bautagesberichte, Belegfotos – alles landet in der zentralen <GlossaryLink slug="bauakte">Bauakte</GlossaryLink> und im Beleg-Archiv. Automatische Backups und ein Löschassistent unterstützen bei der revisionssicheren Speicherung und der fristgerechten Entsorgung.

Häufige Fehler

• Nur Papier – ein Brand, ein Wasserschaden, alles weg. Digitale Sicherung ist Pflicht.
• Belege im E-Mail-Postfach – erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.
• Frist verwechselt – 6 vs. 10 Jahre nicht sauber getrennt.
• Löschung ohne Konzept – wer wahllos löscht, verstößt gegen HGB oder DSGVO.
• Kein Backup – ohne Sicherung droht bei Systemausfall totaler Verlust.

FAQ

Wann beginnt die Frist? Am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Beispiel: Rechnung vom 15.03.2024 → Frist beginnt 01.01.2025.

Darf ich Papieroriginale nach dem Scannen wegwerfen? Bei den meisten Belegen ja, sofern der Scanprozess GoBD-konform ist und die Digitalisate revisionssicher gespeichert werden. Bei bestimmten Urkunden (z. B. notarielle Verträge) sollten Originale bleiben.

Sind E-Mails aufbewahrungspflichtig? Ja – sofern sie steuerlich oder geschäftlich relevant sind (Geschäftsbriefe im weiten Sinn).

Wie lagere ich elektronische Belege sicher? GoBD-konforme Dokumentenmanagement-Systeme mit Versionierung, Backup, Zugriffsprotokollierung. Cloud oder eigener Server sind beide zulässig.

Was passiert bei Verstößen? Steuerliche Schätzung, Bußgelder, im Extremfall Ordnungswidrigkeit oder Steuerhinterziehung.

Wie oft sollte ich Backups machen? Mindestens täglich (automatisiert), zusätzlich Wochen- und Monatsbackups. 3-2-1-Regel: 3 Kopien, 2 Medien, 1 offsite.

Checkliste

• Übersicht über alle aufbewahrungspflichtigen Kategorien.
• Digitales Archiv GoBD-konform.
• Backup-Konzept dokumentiert und geprüft.
• Löschkonzept nach Fristablauf.
• Regelmäßige Wiederherstellungstests (Restore-Test).
• Verantwortliche Person im Betrieb benannt.