ZUGFeRD

import { GlossaryLink } from "@/pages/glossary/GlossaryMdxProvider";

Was ist ZUGFeRD genau?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Klingt sperrig, meint aber etwas Praktisches: ein hybrides Rechnungsformat, das ein ganz normales PDF mit einer eingebetteten strukturierten XML-Datei kombiniert.

Der Empfänger sieht auf den ersten Blick eine gewohnte PDF-Rechnung – kann sie ausdrucken, anschauen und abheften wie früher. Im Hintergrund enthält dieselbe Datei aber alle Rechnungsangaben zusätzlich als maschinenlesbares XML nach der europäischen Norm EN 16931. Wer eine passende Software hat, kann diese Daten automatisch ins Buchhaltungssystem übernehmen, ohne einen einzigen Wert abzutippen.

Aktuell verbreitet ist ZUGFeRD 2.x. Das Format kennt mehrere Profile (BASIC, EN 16931, EXTENDED). Das mittlere Profil deckt exakt die europäische Norm ab und ist damit auch für die <GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnung</GlossaryLink> im B2B-Bereich einsetzbar.

Der Unterschied zur <GlossaryLink slug="xrechnung">XRechnung</GlossaryLink>: XRechnung ist rein XML – ohne sichtbares PDF. ZUGFeRD ist beides in einer Datei. Für Behörden ist meist XRechnung gefordert, für Unternehmenskunden ist ZUGFeRD häufig die bessere Wahl, weil der Mensch weiter sein gewohntes Rechnungsbild bekommt.

Praxisbeispiel aus dem Handwerksbetrieb

Malerbetrieb Krüger aus Leipzig arbeitet für viele mittelständische Kunden – Immobilienverwalter, Ärzte, kleine Produktionsbetriebe. Bisher schickte Krüger PDFs per E-Mail. Ab 2025 wollen mehrere Bestandskunden strukturierte <GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnungen</GlossaryLink>, um ihre Buchhaltung zu automatisieren.

Krüger stellt seine Rechnungsstellung auf ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931) um. Für ihn ändert sich fast nichts: Er erzeugt weiterhin eine Rechnung im gewohnten Layout, exportiert sie als PDF – die Software packt automatisch das XML dazu. Der Kunde sieht die Rechnung wie immer, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aber automatisch ein und bucht sie in Sekunden. Krüger bekommt seine Zahlungen schneller, weil weniger Rechnungen in der Prüfschleife der Buchhaltung liegen.

Zusammenhang mit Meisterio

Meisterio kann jede <GlossaryLink slug="rechnung">Rechnung</GlossaryLink> wahlweise als klassisches PDF, als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD (PDF+XML) exportieren. Das Layout des PDFs bleibt dabei dein bestehendes Rechnungsdesign – Meisterio ergänzt lediglich die strukturierten Rechnungsdaten unsichtbar im Hintergrund. So kannst du B2B-Kunden ZUGFeRD schicken und Behörden XRechnung, ohne zwei Systeme zu pflegen.

Häufige Fehler

• Falsches Profil gewählt – Wer B2B-fähig sein will, sollte mindestens Profil EN 16931 (nicht nur BASIC) verwenden.
• PDF wird nachträglich verändert – Wird das PDF nach dem Export im Editor bearbeitet, passen sichtbarer Inhalt und eingebettetes XML nicht mehr zusammen.
• XML-Daten weichen von den PDF-Angaben ab – Ein häufiger Fehler bei selbstgebauten Lösungen: unterschiedliche Beträge, Steuersätze oder Empfängerdaten in PDF und XML.
• ZUGFeRD 1.0 statt 2.x – Die alte Version 1.0 ist nicht mehr konform zur EN 16931 und für die B2B-<GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnung</GlossaryLink> nicht ausreichend.
• Empfänger prüft nur das PDF – Wenn beim Empfänger noch keine Software das XML liest, geht der Automatisierungsvorteil verloren. Vorher abstimmen.

FAQ

Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung? Nein. Beide erfüllen die Norm EN 16931. <GlossaryLink slug="xrechnung">XRechnung</GlossaryLink> ist reines XML und wird von Behörden verlangt. ZUGFeRD ist ein PDF plus XML und wird häufig im B2B genutzt.

Ist ZUGFeRD ab 2025 für die B2B-E-Rechnung zulässig? Ja, sofern mindestens Profil EN 16931 verwendet wird. Nur damit gilt ZUGFeRD als strukturierte <GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnung</GlossaryLink> im Sinne der neuen Regelungen.

Kann ich als kleiner Handwerker ZUGFeRD einfach einführen? Ja. Für dich ändert sich meist wenig – du klickst statt „PDF" nun „ZUGFeRD" beim Export. Voraussetzung ist eine Software, die das Format erzeugt.

Was, wenn mein Kunde ZUGFeRD gar nicht braucht? Kein Problem: Er sieht das gewohnte PDF und kann es genauso öffnen und abheften. Das eingebettete XML stört nicht. ZUGFeRD ist rückwärtskompatibel zu jedem PDF-Viewer.

Wie lange muss eine ZUGFeRD-Rechnung aufbewahrt werden? Wie jede andere Rechnung: zehn Jahre nach den Grundsätzen der <GlossaryLink slug="gobd">GoBD</GlossaryLink>, und zwar im Originalformat inklusive eingebettetem XML.

Checkliste vor dem Versand

• ZUGFeRD 2.x ist eingestellt, mindestens Profil EN 16931.
• PDF-Ansicht und eingebettetes XML enthalten identische Werte.
• Nach dem Export wurde das PDF nicht mehr im Editor verändert.
• Der Rechnungsempfänger weiß, dass er strukturierte Daten bekommt.
• Die Datei wird revisionssicher nach <GlossaryLink slug="gobd">GoBD</GlossaryLink> archiviert.

Weitere Fragen

Kann ich ZUGFeRD und XRechnung parallel im Betrieb nutzen? Ja – für Behörden <GlossaryLink slug="xrechnung">XRechnung</GlossaryLink>, für B2B-Kunden ZUGFeRD. Beide Formate lassen sich aus derselben Rechnung erzeugen.

Gibt es Kosten für ZUGFeRD? Der Standard selbst ist frei nutzbar. Kosten entstehen nur für die Software, die das Format erzeugt und validiert.