XRechnung

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Was ist eine XRechnung genau?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – also an Behörden, Städte, Gemeinden, Bundes- und Landesministerien. Statt eines PDFs, das jemand am Bildschirm anschaut und dann von Hand ins System tippt, verschickst du eine strukturierte XML-Datei. Diese Datei kann das Rechnungswesen der Behörde vollautomatisch einlesen: Positionen, Steuern, Bankverbindung, Fälligkeit – alles landet ohne Umweg im Buchhaltungssystem.

Rechtlicher Hintergrund ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in Deutschland durch die E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) des Bundes und entsprechende Verordnungen der Länder umgesetzt wurde. Seit 27. November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden grundsätzlich als XRechnung eingereicht werden. Viele Länder und Kommunen haben nachgezogen, teilweise mit eigenen Regeln und Bagatellgrenzen.

Für Handwerksbetriebe ist das aus zwei Gründen relevant:

1. Aufträge der öffentlichen Hand – ob Schulsanierung, Feuerwehrhaus oder Straßenbeleuchtung: Wer nicht liefern kann, was der Auftraggeber verlangt, wird beim nächsten Mal nicht mehr eingeladen.
2. B2B-Pflicht ab 2025 – mit der neuen <GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnung</GlossaryLink> im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird strukturierte Rechnungsstellung Standard. XRechnung ist eines der zulässigen Formate.

Der Unterschied zu <GlossaryLink slug="zugferd">ZUGFeRD</GlossaryLink>: Die XRechnung ist reines XML – ohne sichtbare PDF-Ansicht. ZUGFeRD dagegen ist ein hybrides Format: ein normales PDF für Menschen, mit einer eingebetteten XML-Datei für Maschinen. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, aber XRechnung ist strikter und Pflicht für viele Behörden.

Praxisbeispiel aus dem Handwerksbetrieb

Elektro Mayer aus Regensburg saniert die Elektroinstallation einer städtischen Grundschule. Nach Fertigstellung stellt der Betrieb eine <GlossaryLink slug="schlussrechnung">Schlussrechnung</GlossaryLink> über 42.800 € brutto. Die Stadtkämmerei akzeptiert seit zwei Jahren keine PDF-Rechnungen mehr – gefordert wird eine XRechnung, hochgeladen über das zentrale Rechnungseingangsportal.

Frau Mayer öffnet in ihrer Handwerker-Software die Rechnung, prüft die vom Bauamt mitgeteilte Leitweg-ID (das ist die eindeutige Adresse des Rechnungsempfängers innerhalb der Verwaltung) und klickt auf „XRechnung exportieren". Die Software validiert alle Pflichtfelder, erzeugt die XML und speichert sie im Projekt. Sie lädt die Datei ins Portal – zwei Minuten Aufwand. 24 Stunden später kommt die automatische Eingangsbestätigung, nach 16 Tagen ist das Geld auf dem Konto. Kein Nachfassen, keine Rückfragen, kein „Rechnung liegt noch beim Sachbearbeiter".

Zusammenhang mit Meisterio

Meisterio erzeugt XRechnungen direkt aus jeder <GlossaryLink slug="rechnung">Rechnung</GlossaryLink> – egal ob <GlossaryLink slug="abschlagsrechnung">Abschlag</GlossaryLink>, Teil- oder Schlussrechnung. Die für die XRechnung notwendigen Pflichtangaben (Leitweg-ID, Bankdaten, Steuernummer, Positionen mit standardisierten Einheiten) sind im Rechnungsdialog abgefragt oder werden aus den Stammdaten gezogen. Beim Export wählst du zwischen XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit XML). Meisterio validiert die Datei vor der Ausgabe, damit sie nicht am Portal des Auftraggebers scheitert.

Häufige Fehler

• Leitweg-ID vergessen oder falsch übernommen – ohne diese eindeutige Adresse lehnt das Portal die Rechnung ab.
• Falsche Bankverbindung – IBAN und BIC müssen exakt zum Rechnungsaussteller passen.
• Positionen ohne standardisierte Einheit – „Pauschal" reicht nicht immer; jede Position braucht eine passende Einheit wie Stk., h, m² oder m.
• Skonto nur als Freitext – Skonto und Zahlungsbedingungen müssen im strukturierten Feld liegen, nicht nur im Bemerkungsfeld.
• PDF statt XML – bei Behörden, die zwingend XRechnung verlangen, wird ein PDF meist gar nicht erst angenommen.
• Zu große Anhänge – manche Portale beschränken die Dateigröße; Fotos und Aufmaße sollten komprimiert werden.

FAQ

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb überhaupt XRechnungen stellen? Nur, wenn du an öffentliche Auftraggeber rechnest, und dort auch nur oberhalb der geltenden Bagatellgrenzen. Für rein private Kunden gilt keine XRechnungs-Pflicht. Ab 2025 wirst du in Deutschland aber im B2B-Geschäft ohnehin mit strukturierten <GlossaryLink slug="e-rechnung">E-Rechnungen</GlossaryLink> arbeiten – da schadet es nicht, XRechnung im Werkzeugkasten zu haben.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? XRechnung ist reines XML ohne sichtbares PDF. <GlossaryLink slug="zugferd">ZUGFeRD</GlossaryLink> ist ein PDF, in das die gleichen strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Beide beruhen auf der Norm EN 16931. Behörden verlangen meist XRechnung, viele Unternehmen bevorzugen ZUGFeRD, weil der Mensch dann trotzdem noch das PDF sieht.

Kann ich XRechnungen selbst mit Word oder Excel bauen? Technisch ja, praktisch nein. Schon ein einziger Formatfehler und die Rechnung wird abgelehnt. Nutze eine Software, die die Datei gegen den offiziellen Standard prüft, bevor sie das Haus verlässt.

Was ist die Leitweg-ID? Eine eindeutige Kennung des Rechnungsempfängers innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Sie kommt vom Auftraggeber – frag sie aktiv ab, bevor du die erste Rechnung stellst. Ohne Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden.

Wie lange muss ich eine XRechnung aufbewahren? Wie jede andere Rechnung nach den <GlossaryLink slug="gobd">GoBD</GlossaryLink> zehn Jahre lang – und zwar im Originalformat, also als XML-Datei. Ein Ausdruck reicht nicht.

Checkliste vor dem Versand

• Leitweg-ID vom Auftraggeber liegt vor und ist korrekt eingetragen.
• Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber) stimmt mit dem Rechnungsaussteller überein.
• Jede Position hat Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz.
• Skonto- und Zahlungsbedingungen sind strukturiert erfasst, nicht nur als Freitext.
• Die XML-Datei wurde vor dem Upload durch die Software validiert.
• Anhänge sind komprimiert und unter der Größengrenze des Empfänger-Portals.

Weitere Fragen

Kann ich per E-Mail eine XRechnung schicken? Manche Empfänger akzeptieren das, viele Behörden bestehen aber auf den Upload in ihr Portal (z. B. ZRE oder OZG-RE). Kläre den Weg vorher ab.

Wer haftet, wenn die XRechnung im Portal abgelehnt wird? Der Rechnungsaussteller. Achte deshalb auf ein Format, das vor dem Versand validiert wird – so ersparst du dir das Nachreichen.