Schlussrechnung

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Was ist eine Schlussrechnung genau?

Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung nach Fertigstellung und – bei VOB-Verträgen – nach Abnahme eines Auftrags. Sie rechnet die gesamte erbrachte Leistung endgültig ab und verrechnet alle bisher gestellten <GlossaryLink slug="abschlagsrechnung">Abschlagsrechnungen</GlossaryLink>.

Zwei wichtige rechtliche Punkte:

1. Fälligkeit: Die Vergütung wird bei einem BGB-Werkvertrag mit der <GlossaryLink slug="abnahme-rechtlich">Abnahme</GlossaryLink> fällig (§ 641 BGB). Bei VOB/B-Verträgen wird sie 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 16 Abs. 3 VOB/B).
2. Prüfbarkeit: Die Schlussrechnung muss so aufgebaut sein, dass der Auftraggeber sie inhaltlich und rechnerisch prüfen kann – also mit klarer Struktur, nachvollziehbaren Mengen aus dem <GlossaryLink slug="aufmass">Aufmaß</GlossaryLink> und vollständiger Verrechnung aller Abschläge.

Wichtig: Nach Stellung und Bezahlung einer Schlussrechnung sind spätere Nachforderungen für dieselben Leistungen nur eingeschränkt möglich. Deshalb sollte die Schlussrechnung vollständig sein – inklusive aller <GlossaryLink slug="nachtrag">Nachträge</GlossaryLink> und Nebenkosten.

Praxisbeispiel aus dem Handwerksbetrieb

Zimmerei Ostermann hat einen Dachstuhl saniert. Auftragssumme laut Angebot: 58.000 € netto. Während der Bauphase wurden drei Abschlagsrechnungen über zusammen 42.000 € netto gestellt. Zusätzlich kamen zwei <GlossaryLink slug="nachtragsangebot">Nachtragsangebote</GlossaryLink> über 6.400 € netto zustande (unerwartete Schäden an einem Balken, zusätzliche Dämmung).

Nach der <GlossaryLink slug="abnahme-rechtlich">Abnahme</GlossaryLink> stellt Ostermann die Schlussrechnung:

Position	Betrag
Gesamtleistung laut Aufmaß	58.400 € netto
Nachtrag 1	3.200 € netto
Nachtrag 2	3.200 € netto
Summe netto	64.800 €
Umsatzsteuer 19 %	12.312 €
Bruttoendbetrag	77.112 €
abzgl. Abschlagszahlungen (brutto)	−49.980 €
abzgl. Sicherheitseinbehalt 5 %	−3.855 €
Fällig zur Zahlung	23.277 €

So sieht der Auftraggeber sofort, wie viel er noch zu zahlen hat und wie das Ergebnis zustande kommt.

Zusammenhang mit Meisterio

In Meisterio erzeugst du die Schlussrechnung aus dem Projekt. Die Software zieht automatisch alle bereits gestellten <GlossaryLink slug="abschlagsrechnung">Abschlagsrechnungen</GlossaryLink> als Verrechnungspositionen heran, übernimmt Mengen aus dem letzten <GlossaryLink slug="aufmass">Aufmaß</GlossaryLink> und ergänzt <GlossaryLink slug="nachtrag">Nachträge</GlossaryLink> automatisch. Der Sicherheitseinbehalt kann als eigene Position hinterlegt werden. Für den Versand stehen PDF, <GlossaryLink slug="xrechnung">XRechnung</GlossaryLink> und <GlossaryLink slug="zugferd">ZUGFeRD</GlossaryLink> zur Verfügung – zum Beispiel XRechnung für Kommunen, ZUGFeRD für gewerbliche Kunden.

Häufige Fehler

• Nachträge vergessen – Nachforderungen nach Schlussrechnung sind schwierig durchzusetzen.
• Abschläge falsch verrechnet – bereits gezahlte Bruttobeträge nicht als Nettoabzug behandeln oder umgekehrt.
• Nicht prüfbar – wer Positionen zusammenfasst oder Mengen ohne Nachweis abrechnet, riskiert, dass der Auftraggeber die Prüfbarkeit bestreitet und die Fälligkeit hinausschiebt.
• Sicherheitseinbehalt vergessen – nach VOB oft 5 %; wer ihn übersieht, bekommt Diskussionen bei der Zahlung.
• Falsches Steuerdatum – Leistungsdatum ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung (in der Regel Abnahme), nicht das Rechnungsdatum.
• Ohne Abnahme abgerechnet – ohne <GlossaryLink slug="abnahme-rechtlich">Abnahme</GlossaryLink> kann die Fälligkeit strittig sein.

FAQ

Wann ist die Schlussrechnung fällig? Bei BGB-Werkverträgen mit der Abnahme, bei VOB/B-Verträgen 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung (soweit nichts anderes vereinbart ist).

Muss ich eine Schlussrechnung stellen, wenn ich nur Abschläge gestellt habe? Ja – die Schlussrechnung ist der endgültige Abschluss. Ohne sie bleiben die Abschläge rechtlich vorläufig, und die endgültige Fälligkeit ist unklar.

Kann ich nach der Schlussrechnung noch Nachforderungen stellen? Rechtlich schwierig. Sobald die Schlussrechnung vorbehaltlos gestellt und bezahlt ist, ist eine spätere Nachforderung für dieselben Leistungen nur eingeschränkt möglich. Nachträge deshalb vorher klären.

Was ist ein Sicherheitseinbehalt? Ein prozentualer Anteil (oft 5 %) der Gesamtsumme, den der Auftraggeber als Sicherheit für die Gewährleistungszeit einbehält. Er wird nach Ablauf der <GlossaryLink slug="verjaehrungsfrist">Verjährungsfrist</GlossaryLink> ausgezahlt oder gegen eine Bürgschaft ausgetauscht.

Was passiert, wenn der Auftraggeber die Prüfbarkeit bestreitet? Dann verlängert sich die Zahlungsfrist. In der Praxis heißt das: Prüfbarkeit entsteht durch klare Gliederung, sauberes <GlossaryLink slug="aufmass">Aufmaß</GlossaryLink> und vollständige Belege. Wer hier sorgfältig arbeitet, bekommt schneller sein Geld.

Checkliste vor dem Versand

• Alle <GlossaryLink slug="nachtrag">Nachträge</GlossaryLink> sind enthalten.
• Alle <GlossaryLink slug="abschlagsrechnung">Abschläge</GlossaryLink> sind sauber verrechnet (brutto vs. netto sauber unterschieden).
• Sicherheitseinbehalt ist berücksichtigt und begründet.
• <GlossaryLink slug="aufmass">Aufmaß</GlossaryLink> und Rechnung sind aufeinander abgestimmt und prüfbar.
• Leistungsdatum entspricht dem tatsächlichen Fertigstellungs- bzw. Abnahmezeitpunkt.
• Format passt zum Empfänger (PDF, XRechnung, ZUGFeRD).

Weitere Fragen

Kann ich eine Schlussrechnung korrigieren? Ja – über eine <GlossaryLink slug="gutschrift">Gutschrift</GlossaryLink> und eine neue Schlussrechnung. Die alte Nummer bleibt in der Historie erhalten.

Was tun, wenn der Kunde die Schlussrechnung nicht zahlt? Nach Ablauf der Zahlungsfrist Mahnung mit klarer Frist. Danach ggf. gerichtliches Mahnverfahren. Grundlage ist immer eine prüfbare, vollständige Schlussrechnung.