Regiebericht

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Was ist ein Regiebericht?

Der Regiebericht ist die schriftliche Aufstellung aller Leistungen, die im Rahmen eines <GlossaryLink slug="regieangebot">Regieauftrags</GlossaryLink> erbracht wurden – also bei einer Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. Er dokumentiert wer wann welche Arbeiten ausgeführt und welches Material verwendet wurde, und wird üblicherweise vom Kunden oder Bauleiter vor Ort unterschrieben.

Der Regiebericht ist damit die Abrechnungsgrundlage für Regieleistungen. Ohne ihn gibt es später oft Streit: War der Elektriker wirklich vier Stunden dort? Wurden fünf oder acht Meter Kabel verlegt? Wer keinen Regiebericht schreibt, riskiert Kürzungen in der Rechnung.

Bestandteile eines vollständigen Regieberichts

• Datum und Ort der Leistung.
• Namen der eingesetzten Mitarbeiter mit Qualifikation (Meister, Geselle, Helfer, Auszubildender).
• Arbeitszeit je Mitarbeiter, mit Beginn und Ende, ggf. Pausen.
• Beschreibung der ausgeführten Arbeiten (kurz, konkret).
• Verwendetes Material mit Menge.
• Eingesetzte Geräte oder Fahrzeuge, wenn abrechnungsrelevant.
• Unterschrift des Kunden oder Bauleiters vor Ort.
• Foto oder Skizze als Ergänzung, wenn möglich.

Nur mit diesen Bestandteilen ist der Regiebericht in der Rechnung belastbar.

Praxisbeispiel

Ein Elektromeister wird zu einem defekten Verteilerkasten gerufen. Vor Ort stellt sich heraus, dass zwei Automaten und ein FI-Schalter getauscht werden müssen. Der Betrieb arbeitet in Regie, weil der Umfang vorher nicht klar war.

Nach zwei Stunden Arbeit füllt der Monteur den Regiebericht direkt in der Meisterio-App aus:

„14.10.2026, Familie Hoffmann, Grüner Weg 8. Monteur: J. Krause (Geselle). Arbeitszeit: 08:15–10:30 Uhr = 2,25 h. Ausgeführt: Fehlersuche im Sicherungskasten, Austausch 2 × LS-Automat B16, 1 × FI 40A/0,03A, Funktionsprüfung. Material: 2 × LS B16, 1 × FI 40A/0,03A. Kunde: Fr. Hoffmann."

Frau Hoffmann unterschreibt digital auf dem Tablet. Der Regiebericht landet automatisch im Projekt und ist die Grundlage für die nachfolgende Rechnung.

Zusammenhang mit Meisterio

Meisterio bietet Regieberichte als eigene Belegart. Auf dem Tablet oder Smartphone wählt der Mitarbeiter Kunde, Projekt und Datum, trägt Zeiten und Material aus den Katalogen ein, ergänzt Fotos und Text, und lässt den Kunden mit dem Finger unterschreiben. Der Regiebericht wird automatisch dem Projekt zugeordnet, in die <GlossaryLink slug="zeiterfassung">Zeiterfassung</GlossaryLink> und in den <GlossaryLink slug="materialverbrauch">Materialverbrauch</GlossaryLink> übernommen. Beim Rechnungsschreiben zieht Meisterio die Werte 1 : 1 in die Rechnungspositionen – Doppelerfassung entfällt.

Häufige Fehler

• Regiebericht nicht am selben Tag ausfüllen – nachträgliche Erinnerungen sind lückenhaft und angreifbar.
• Kein Kundenunterschrift – der wichtigste Bestandteil. Ohne Unterschrift bleibt jede Rechnung diskutabel.
• Unklare Leistungsbeschreibung – „Diverse Arbeiten" wird gekürzt. Konkret werden: „Sicherungskasten geöffnet, Fehlerursache lokalisiert …".
• Material vergessen – jedes verwendete Stück Rohr, jede Schraube, jeder Meter Kabel muss dokumentiert werden, wenn es abgerechnet werden soll.
• Regie- und Pauschalanteile vermischen – wer Regie und Pauschale im selben Auftrag hat, muss die Regieanteile klar abgrenzen. Sonst gibt es Kürzungen.

FAQ

Regiebericht oder <GlossaryLink slug="arbeitsnachweis">Arbeitsnachweis</GlossaryLink> – ist das dasselbe? Fast. Der Arbeitsnachweis ist der breitere Begriff, der Regiebericht ist der übliche Spezialfall für Regieleistungen am Bau. Inhaltlich decken sich beide.

Wann ist ein Regiebericht rechtlich zwingend? Rechtlich zwingend nie, aber ohne Nachweis werden Regieleistungen praktisch nicht bezahlt. Der Regiebericht ist der Standard, der überall erwartet wird.

Was, wenn der Kunde die Unterschrift verweigert? Notieren Sie die Verweigerung mit Zeugen oder Foto der Situation. Anschließend schriftlich (E-Mail) den Bericht an den Kunden schicken mit der Bitte um Widerspruch innerhalb einer Frist. Ohne Widerspruch gilt der Bericht als anerkannt.

Muss ich Pausen einrechnen? Pausenzeiten dürfen dem Kunden nicht als Arbeitszeit berechnet werden. Sauber getrennt ausweisen (z. B. 08:00–12:00 Uhr = 4 h, keine Pause; 12:30–15:30 Uhr = 3 h).

Wie lange muss ich Regieberichte aufbewahren? Als Rechnungsgrundlage gehören sie 10 Jahre in die Buchhaltung (GoBD-konform). In Meisterio erfolgt das automatisch.

Kann ich die Zeit auf 15 Minuten runden? Ja, wenn dies mit dem Kunden vereinbart ist – üblicherweise auf ganze Viertelstunden. Große Rundungen (halbe Stunde) sollten vorher schriftlich vereinbart werden, sonst wird gekürzt.

Checkliste

• Datum, Ort, Mitarbeiter, Zeiten vollständig.
• Ausgeführte Leistungen konkret beschrieben.
• Material mit Menge und Einheit dokumentiert.
• Foto oder Skizze bei komplexen Arbeiten.
• Kundenunterschrift eingeholt (Papier oder digital).
• Direkt am Tag der Leistung ausgefüllt.