DSGVO

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Was ist die DSGVO?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die seit 25. Mai 2018 EU-weit einheitlich gültige Regelung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie gilt für jedes Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis zum Konzern –, das personenbezogene Daten verarbeitet. Für Handwerksbetriebe heißt das konkret: Sobald Sie Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder Lieferantendaten speichern, senden oder auswerten, sind Sie in der Pflicht.

Das gute an der DSGVO: Sie ist keine Raketenwissenschaft. Wer die Grundprinzipien versteht und im Alltag umsetzt, hat 90 % erledigt. Das Problem: Viele Betriebe unterschätzen die Bandbreite personenbezogener Daten – schon eine Foto-WhatsApp-Gruppe für die Baustelle kann DSGVO-relevant sein.

Grundprinzipien

• Zweckbindung – Daten nur für den vereinbarten Zweck.
• Datenminimierung – so wenig wie möglich, so viel wie nötig.
• Speicherbegrenzung – nur so lange wie zulässig oder erforderlich.
• Integrität und Vertraulichkeit – Schutz vor unbefugtem Zugriff.
• Rechenschaftspflicht – Nachweisen können, dass die Regeln eingehalten werden.

Was Handwerksbetriebe konkret brauchen

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) – Übersicht, wer wo welche Daten verarbeitet.
• Datenschutzerklärung auf der Website.
• <GlossaryLink slug="auftragsverarbeitung">Auftragsverarbeitungsverträge</GlossaryLink> mit Dienstleistern (Cloud-Software, Steuerbüro, Newsletter-Tool).
• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) – Passwörter, Verschlüsselung, Sperrbildschirm.
• Datenschutzbeauftragter – bei ≥20 Personen ständig mit Datenverarbeitung befasst.
• Löschkonzept – wann wird gelöscht?

Praxisbeispiel

Elektro Weber hat 12 Mitarbeitende, arbeitet mit Cloud-Software, versendet Rechnungen per E-Mail und speichert Baustellenfotos in einer WhatsApp-Gruppe. Nach einer Beschwerde einer ehemaligen Mitarbeiterin prüft die Datenschutzbehörde: kein VVT, kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Cloud-Anbieter, WhatsApp-Fotos ohne Einwilligung, keine Löschung alter Bewerberdaten. Ergebnis: Verwarnung, Nachbesserungsauflagen, drohendes Bußgeld.

Nach zwei Tagen strukturierter Arbeit ist alles nachgeholt: VVT erstellt, Verträge unterschrieben, WhatsApp durch datenschutzkonforme Baustellen-App ersetzt, Löschkonzept aktiviert. Kosten: überschaubar. Beruhigung: enorm.

Zusammenhang mit Meisterio

Meisterio ist von Grund auf DSGVO-konform aufgesetzt: Server in Europa, Auftragsverarbeitungsvertrag standardmäßig verfügbar, Rollen- und Rechtekonzept, Verschlüsselung, Protokollierung von Zugriffen. Kundendaten lassen sich mit einem Klick exportieren (Auskunftsrecht) oder löschen (Recht auf Vergessenwerden). Das schützt Betrieb und Kunde – und macht Datenschutz zur einfachen Alltagsroutine statt zur Bürokratielast.

Häufige Fehler

• WhatsApp-Baustellengruppen – ohne Einwilligung und Auftragsverarbeitung ein Risiko.
• Foto von Kunden ohne Einwilligung veröffentlichen – etwa auf Social Media.
• Kundendaten in Excel auf Privat-Laptop – ohne Verschlüsselung problematisch.
• Ehemalige Bewerberdaten Jahre aufbewahren – 6 Monate reichen normalerweise.
• Kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Steuerbüro/Cloud-Anbieter – trotz Pflicht häufig übersehen.

FAQ

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten? In der Regel ja, wenn mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung befasst sind – oder sensible Daten in großem Umfang verarbeitet werden.

Muss ich Kunden über gespeicherte Daten informieren? Ja – üblicherweise über eine Datenschutzerklärung und ggf. eine gesonderte Information zum Zeitpunkt der Erhebung.

Was tun bei einer Datenpanne? Innerhalb von 72 Stunden bei der Aufsichtsbehörde melden, wenn Rechte der Betroffenen gefährdet sind.

Darf ich Baustellenfotos mit Personen zeigen? Nur mit Einwilligung – oder in Situationen ohne Personenbezug (z. B. reine Bauteil-Fotos).

Wie lange darf ich Kundendaten speichern? Steuerlich relevante Belege 6–10 Jahre. Andere Kundendaten so lange, wie sie für den Zweck nötig sind – dann löschen.

Was passiert bei Verstößen? Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Für kleine Betriebe realistisch: Verwarnung bei erstmaligem, geringem Verstoß.

Checkliste

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktuell.
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern.
• Datenschutzerklärung auf Website und in Verträgen.
• Rollen- und Rechtekonzept in Software.
• Löschkonzept dokumentiert.
• Mitarbeiterschulung mindestens 1x jährlich.