Wartungsvertrag anlegen

Wartungsverträge sichern regelmäßige Einnahmen und binden Kunden langfristig. In Meisterio legen Sie Verträge mit Intervall, Leistungen und Automatik-Rechnung an – so wird nichts vergessen.

Voraussetzungen

• Kunde ist im Kundenstamm hinterlegt – siehe Kunden anlegen.
• Passende Leistungen im Leistungskatalog.

Tipp: Standardisieren Sie Vertragsvarianten (z. B. Basis, Komfort, Premium) – das erleichtert Angebot, Erklärung und Abwicklung.

Schritt 1: Neuen Vertrag anlegen

Öffnen Sie den Bereich Verträge und klicken Sie auf Neuer Vertrag. Wählen Sie den Kunden und geben Sie eine sprechende Bezeichnung ein, z. B. „Wartung Heizungsanlage Familie Müller".

Schritt 2: Vertragsrahmen festlegen

Erfassen Sie:

Das gewählte Intervall steuert später, wann automatisch eine Rechnung fällig wird.

Schritt 3: Leistungen definieren

Im Reiter Leistungen fügen Sie die vereinbarten Leistungen hinzu – aus dem Leistungskatalog oder frei. Beispiel:

• Jährliche Wartung Gastherme (1x/Jahr, 145,00 €)
• Abgasmessung (1x/Jahr, 45,00 €)
• Störungseinsätze zum Vorzugspreis (bei Bedarf, 75 €/h)

Die Summe bildet den Vertragspreis pro Intervall.

Schritt 4: Rechnungsstellung automatisieren

Im Reiter Rechnungen aktivieren Sie Automatische Rechnungsstellung. Meisterio erstellt zum eingestellten Intervall automatisch eine Rechnung im Entwurfsstatus. Sie prüfen, geben frei und versenden – oder aktivieren den vollautomatischen Versand.

Schritt 5: Termine planen

Legen Sie Wartungstermine im Kalender an. Meisterio erinnert rechtzeitig vor Ablauf des Intervalls und schlägt automatisch einen Termin vor.

Schritt 6: Dokumente und Historie

• Dokumente: Vertragsunterschrift als PDF, Anlagenpläne, Wartungsprotokolle.
• Historie: Chronologische Übersicht aller Wartungen, Rechnungen und Kundenkontakte.

Häufige Fehler

• Kündigungsfrist vergessen: Ohne Frist im Vertrag gilt oft die gesetzliche Regelung – der Kunde kann zum Monatsende kündigen.
• Intervall falsch: Halbjährlich statt jährlich = doppelter Aufwand ohne doppelte Vergütung.
• Preiserhöhung unmöglich: Ohne Preisgleitklausel im Vertrag bleiben Sie auf steigenden Kosten sitzen. Klausel ergänzen.
• Vertrag nur mündlich: Ohne schriftlichen Vertrag im Streitfall kaum durchsetzbar.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn der Kunde kündigt?

Setzen Sie den Vertrag auf Gekündigt mit Endedatum. Bereits fakturierte Zeiträume bleiben gültig, künftige Automatikrechnungen entfallen.

Kann ich Verträge pausieren?

Ja. Über Pausieren unterbrechen Sie die automatische Rechnungsstellung – z. B. bei längeren Baustellenphasen des Kunden.

Wie erhöhe ich Preise für alle Verträge?

Nutzen Sie Bulk-Preisanpassung: z. B. „+ 3,5 % zum 01.01.". Voraussetzung: Preisgleitklausel im Vertrag.

Kann der Kunde den Vertrag digital unterschreiben?

Ja, über den Versand-Link mit integrierter Signatur-Funktion. Die Signatur landet automatisch im Reiter Dokumente.