Schlussrechnung erstellen

Am Ende eines Auftrags stellen Sie eine Schlussrechnung. Diese enthält den Gesamtwert aller Leistungen und zieht die bereits gezahlten Abschläge automatisch ab. Der Kunde sieht klar, was noch offen ist.

Voraussetzungen

• Ein abgeschlossenes Projekt mit sauber dokumentierten Leistungen.
• Alle relevanten Abschlagsrechnungen sind erstellt und dem Projekt zugeordnet.
• Eine schriftliche oder mündliche Abnahme durch den Kunden – rechtlich wichtig für den Beginn der Gewährleistungsfrist.

Tipp: Prüfen Sie vor Erstellung, ob alle Nachträge, Regieleistungen und Materialkosten im Projekt erfasst sind. Nachträglich hinzugefügte Positionen sorgen sonst für Streit.

Schritt 1: Neue Rechnung starten

Öffnen Sie Rechnungen → + Neue Rechnung und wählen Sie den Typ Schlussrechnung. Alternativ starten Sie die Schlussrechnung direkt im Projekt über Projekt öffnen → Rechnungen → + Schlussrechnung.

Schritt 2: Projekt auswählen

Wählen Sie das Projekt aus. Meisterio zeigt an:

• Gesamtsumme laut Auftrag / Angebot
• Bereits gestellte Abschläge inkl. Datum
• Bereits gezahlte Beträge
• Offener Restbetrag

Schritt 3: Leistungen prüfen

Meisterio übernimmt die Positionen aus dem ursprünglichen Angebot. Ergänzen Sie:

• Nachträge (siehe Nachtragsangebot)
• Regieleistungen aus Regieberichten
• Materialaufschläge oder Preisänderungen (dokumentieren!)

Löschen Sie Positionen, die nicht erbracht wurden. Passen Sie Mengen an den tatsächlichen Materialverbrauch und die geleistete Arbeitszeit an.

Schritt 4: Abschlagsrechnungen prüfen

Im Bereich Abzüge listet Meisterio automatisch alle Abschlagsrechnungen mit Datum und Zahlungsstatus auf:

Meisterio berechnet den Restbetrag automatisch. Fehlt eine Abschlagsrechnung, ordnen Sie sie über Zuordnen dem Projekt zu.

Schritt 5: Text ergänzen und Rechnung erstellen

Ergänzen Sie einen Schlusstext, zum Beispiel:

„Schlussrechnung zum Auftrag vom 12.03. – Bauleistung Bad Familie Müller. Die aufgeführten Abschlagsrechnungen wurden verrechnet. Wir bedanken uns für den Auftrag."

Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer und ist damit final. Versenden Sie sie per E-Mail oder als E-Rechnung.

Schritt 6: Zahlung überwachen

Nach Versand steht die Rechnung auf offen. Ein automatischer Zahlungsabgleich (sofern Ihre Bankverbindung angebunden ist) markiert die Rechnung als bezahlt. Andernfalls erfassen Sie Zahlungseingänge manuell.

Häufige Fehler

• Abschläge nicht abgezogen: Ohne Abzug erhält der Kunde eine zu hohe Rechnung – peinlich und ärgerlich. Kontrollieren Sie den Bereich Abzüge immer.
• Nachträge nicht dokumentiert: Ergänzen Sie Nachträge nur, wenn der Kunde sie schriftlich beauftragt hat.
• Falscher Steuersatz: Bei gemischten Leistungen (z. B. Bau + Möbel) prüfen Sie jede Position einzeln.
• Schlussrechnung ohne Abnahme: Die Gewährleistungsfrist beginnt in der Regel mit der Abnahme, nicht mit der Rechnung. Dokumentieren Sie die Abnahme separat.

Häufig gestellte Fragen

Muss die Schlussrechnung sofort nach der Abnahme kommen?

Nach VOB sind angemessene Fristen üblich (oft 2–4 Wochen nach Abnahme). Nach BGB gilt Fälligkeit nach Abnahme. Verzögern Sie nicht zu lange – das kostet Liquidität.

Kann ich eine Schlussrechnung ohne Abschläge erstellen?

Ja. Wenn keine Abschläge gestellt wurden, ist die Schlussrechnung faktisch eine ganz normale Rechnung über die gesamte Leistung.

Was mache ich, wenn der Kunde die Schlussrechnung kürzt?

Prüfen Sie, ob die Kürzung berechtigt ist (z. B. wegen Mängel). Andernfalls dokumentieren Sie den Vorgang und leiten Sie ggf. eine Mahnung oder rechtliche Schritte ein.

Kann ich die Schlussrechnung nach dem Versand ändern?

Nein. Ist die Rechnung versendet, korrigieren Sie sie über eine Stornorechnung und stellen eine neue Schlussrechnung aus.