Abschlagsrechnung erstellen

Bei größeren Aufträgen möchten Sie nicht auf das Bauende warten, um Geld zu sehen. Mit Abschlagsrechnungen erhalten Sie regelmäßige Teilzahlungen. Meisterio verknüpft jede Abschlagsrechnung mit dem Projekt und der späteren Schlussrechnung.

Voraussetzungen

• Ein aktives Projekt mit Auftragswert – idealerweise aus einem angenommenen Angebot.
• Vollständige Betriebsdaten.
• Klärung mit dem Kunden, wie abgerechnet wird: nach Baufortschritt (VOB) oder als feste Prozentabschläge.

Tipp: Halten Sie die Abschlagszahlungen im Auftrag oder Vertrag schriftlich fest – zum Beispiel „25 % bei Auftragserteilung, 50 % nach Rohinstallation, 25 % nach Abnahme". So vermeiden Sie Diskussionen.

Schritt 1: Neue Rechnung starten

Öffnen Sie Rechnungen → + Neue Rechnung. Wählen Sie im Dialog den Typ Abschlagsrechnung. Alternativ starten Sie die Abschlagsrechnung direkt im Projekt über den Tab Rechnungen → + Abschlag.

Schritt 2: Projekt oder Angebot verknüpfen

Wählen Sie das zugehörige Projekt oder das ursprüngliche Angebot aus. Meisterio übernimmt automatisch Kunde, Auftragswert und die schon geleisteten Abschläge, damit Sie sehen, wie viel Restbudget noch offen ist.

Schritt 3: Betrag festlegen

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Meisterio berechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto automatisch.

Schritt 4: Text und Zahlungsziel ergänzen

Weisen Sie im Rechnungstext deutlich auf den Charakter der Abschlagsrechnung hin, z. B.:

„1. Abschlagsrechnung gemäß Auftrag vom 12.03. – Bauleistung Bad Familie Müller. Der Rechnungsbetrag stellt eine Teilzahlung dar und wird mit der Schlussrechnung verrechnet."

Setzen Sie ein realistisches Zahlungsziel (bei Bauleistungen in der Regel 14 Tage). Skonto ist bei Abschlägen unüblich.

Schritt 5: Rechnung erzeugen und versenden

Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Meisterio vergibt die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis und stellt die PDF fertig. Versenden Sie die Rechnung per E-Mail oder als E-Rechnung. Die Rechnung erscheint automatisch im Projekt und in der Kundenakte.

Schritt 6: Zahlungseingänge erfassen

Sobald der Kunde zahlt, erfassen Sie den Eingang unter Rechnungen → offen → Zahlung erfassen. So bleibt der Zahlungsstatus aktuell und die Schlussrechnung berücksichtigt die Zahlung korrekt.

Häufige Fehler

• Fehlender Hinweis auf Abschlagscharakter: Ohne Hinweis erkennt der Kunde nicht, dass später eine Schlussrechnung folgt. Ergänzen Sie den Text.
• Zu hohe Abschläge ohne Nachweis: Nach VOB dürfen Abschläge nur der tatsächlich erbrachten Leistung entsprechen. Fügen Sie ggf. einen Leistungsstand bei.
• Abschlag nicht mit Projekt verknüpft: Ist die Rechnung ohne Projekt gebucht, findet die Schlussrechnung sie nicht automatisch. Nachträglich zuordnen unter Rechnung öffnen → Projekt zuweisen.
• Umsatzsteuersatz vergessen: Bei Bauleistungen an Unternehmer greift ggf. § 13b UStG (Umkehr der Steuerschuld). Prüfen Sie den Steuersatz.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Üblich sind 2–4 Abschläge über die Projektlaufzeit, plus die abschließende Schlussrechnung.

Muss ich den Kunden vor jedem Abschlag informieren?

Rechtlich nicht, praktisch schon. Eine kurze Info per E-Mail oder Anruf vermeidet Rückfragen und beschleunigt die Zahlung.

Was passiert, wenn der Kunde eine Abschlagsrechnung nicht zahlt?

Sie können nach angemessener Frist mahnen und ggf. weitere Leistungen zurückhalten. Details klären Sie mit Ihrem Rechtsberater.

Wie werden Abschläge in der Schlussrechnung verrechnet?

Meisterio zieht alle vorher gestellten Abschläge automatisch von der Gesamtsumme ab. Siehe Schlussrechnung erstellen.