Rechnung erstellen

Mit einer sauberen Rechnung kommen Sie schneller an Ihr Geld. Meisterio erzeugt GoBD-konforme Rechnungen inklusive fortlaufender Nummerierung, korrekter Steuerausweisung und optionalem E-Rechnungs-Format.

Voraussetzungen

• Vollständige Betriebsdaten mit Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankverbindung.
• Ein Kunde im Kundenstamm – siehe Kunden anlegen.
• Optional: ein bestehendes Angebot – dann nutzen Sie Angebot in Rechnung umwandeln.

Tipp: Rechnungen dürfen Sie in Deutschland nachträglich nicht löschen. Prüfen Sie deshalb Positionen, Steuerbetrag und Empfänger doppelt, bevor Sie freigeben.

Schritt 1: Neue Rechnung starten

Wechseln Sie in den Bereich Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Wählen Sie den Kunden aus. Meisterio übernimmt Anschrift, Zahlungsziel und den zuletzt genutzten Steuersatz.

Schritt 2: Rechnungskopf ausfüllen

Prüfen Sie die Pflichtangaben laut § 14 UStG:

• Fortlaufende Rechnungsnummer – wird automatisch vergeben.
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum – gerne unterschiedlich, wenn die Leistung früher erbracht wurde.
• Zahlungsziel – Standard 14 Tage, überschreibbar.
• Projekt- oder Auftragsbezug – für Ihre Nachkalkulation hilfreich.

Schritt 3: Positionen erfassen

Übernehmen Sie Positionen aus einem Angebot, dem Leistungskatalog oder erfassen Sie sie manuell:

Für gemischte Leistungen können Sie pro Position einen anderen Steuersatz wählen – wichtig etwa bei ermäßigten Handwerkerleistungen an Privatkunden.

Schritt 4: Zahlungsbedingungen und Bankdaten

Aktivieren Sie bei Bedarf:

• Skonto – z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb 8 Tagen.
• Ratenzahlung – siehe Teilrechnung und Abschlagsrechnung erstellen.
• SEPA-Lastschrift – falls Sie ein Mandat des Kunden haben.

Schritt 5: Prüfen und speichern

Klicken Sie auf Vorschau oder PDF herunterladen – beides verändert den Status nicht. Speichern Sie die Rechnung als Entwurf. Entwürfe können jederzeit bearbeitet oder verworfen werden.

Schritt 6: Versenden oder finalisieren

Eine Rechnung wird auf Offen gesetzt, sobald sie:

• über Per E-Mail senden erfolgreich versendet wurde – siehe Rechnung versenden, oder
• über Rechnung finalisieren manuell freigegeben wurde – siehe Rechnung finalisieren.

Offene Rechnungen bleiben weiterhin bearbeitbar; Änderungen werden im Änderungsprotokoll dokumentiert. Für B2B-Kunden und öffentliche Auftraggeber aktivieren Sie zusätzlich das E-Rechnungs-Format: E-Rechnung (ZUGFeRD).

Häufige Fehler

• Fehlende Pflichtangaben: Ohne Steuernummer oder Leistungsdatum ist die Rechnung nicht vorsteuerabzugsfähig.
• Falscher Steuersatz: Bei Bauleistungen an Unternehmer kann § 13b UStG greifen (Reverse Charge).
• Storno statt Löschen: Ausgestellte Rechnungen niemals löschen – nutzen Sie Rechnung stornieren oder eine Gutschrift für kaufmännische Korrekturen.
• Vergessene Abschläge: Bei laufenden Projekten Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung automatisch anrechnen lassen – zugehörige Gutschriften werden ebenfalls berücksichtigt.

Häufig gestellte Fragen

Wann wird eine Rechnung auf „Offen" gesetzt?

Ausschließlich beim erfolgreichen E-Mail-Versand eines Entwurfs oder beim manuellen Finalisieren. Vorschau, PDF-Download und Speichern verändern den Status nicht.

Kann ich eine offene Rechnung nachträglich bearbeiten?

Ja. Entwürfe und offene Rechnungen sind bearbeitbar; Änderungen an offenen Rechnungen werden mit Pflichtbegründung im Änderungsprotokoll gespeichert. Nummer, Belegtyp und Versand-Zeitstempel bleiben erhalten.

Kann ich eine Rechnung nachträglich stornieren?

Ja – Meisterio erzeugt einen eigenen Stornobeleg mit eigener Nummer und negativen Positionen. Löschen ist nicht möglich.

Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?

Ja. Meisterio vergibt sie automatisch lückenlos.