E-Rechnung (ZUGFeRD) aktivieren

Ab 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich schrittweise verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Meisterio erzeugt Rechnungen im ZUGFeRD-Format – als PDF mit eingebetteter XML.

Voraussetzungen

• Vollständige Betriebsdaten inkl. Steuernummer/USt-IdNr., IBAN und Anschrift.
• Vollständige Kundendaten: Firmenname, Rechnungsanschrift, ggf. USt-IdNr. und Leitweg-ID (bei Behörden).
• Ein Meisterio-Tarif, der E-Rechnung enthält.

Hinweis: Meisterio unterstützt ZUGFeRD (Hybrid-PDF mit XML) und XRechnung (reine XML für öffentliche Auftraggeber). Details zu den Formaten finden Sie im Glossar unter ZUGFeRD und XRechnung.

Schritt 1: E-Rechnung aktivieren

Öffnen Sie Einstellungen → Rechnungen → E-Rechnung. Setzen Sie den Schalter auf Aktiv. Wählen Sie das Standardformat für neue Rechnungen:

• ZUGFeRD (empfohlen) – PDF plus eingebettete XML, funktioniert auch bei Kunden ohne E-Rechnungs-System.
• XRechnung – reine XML, Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern.

Speichern Sie mit Übernehmen.

Schritt 2: Betriebsdaten prüfen

Damit die XML valide ist, müssen alle Pflichtfelder gefüllt sein:

Fehlt ein Pflichtfeld, weist Meisterio Sie beim Speichern der Rechnung darauf hin.

Schritt 3: Kunde als B2B-Empfänger markieren

Öffnen Sie den Kundendatensatz und wählen Sie Typ: Unternehmen. Ergänzen Sie:

• USt-IdNr. (falls vorhanden)
• Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
• E-Mail-Adresse für Rechnungen

Schritt 4: Rechnung wie gewohnt erstellen

Erstellen Sie die Rechnung ganz normal (siehe Rechnung erstellen, Abschlagsrechnung erstellen oder Schlussrechnung erstellen). Meisterio erzeugt automatisch das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML.

Schritt 5: Rechnung versenden

Klicken Sie im geöffneten Rechnungsdokument auf Versenden. Meisterio verschickt die Datei per E-Mail. Der Empfänger erhält:

• Für Menschen: ein normal lesbares PDF.
• Für Buchhaltungssoftware: die eingebettete XML mit allen strukturierten Daten.

Bei XRechnung wird zusätzlich die reine XML angehängt oder – falls der Empfänger ein Rechnungsportal (z. B. ZRE für Bundesbehörden) nutzt – über die passende Schnittstelle übermittelt.

Schritt 6: Empfang von E-Rechnungen einrichten

Als Empfänger legen Sie unter Einstellungen → Rechnungen → Eingang eine E-Mail-Adresse fest, an die Lieferantenrechnungen im ZUGFeRD-/XRechnung-Format gesendet werden. Meisterio erkennt das Format automatisch, liest die XML und legt die Rechnung inklusive Positionen ab.

Häufige Fehler

• Falsche oder fehlende USt-IdNr.: Prüfen Sie bei jedem B2B-Kunden die Nummer über die Prüfung des Bundeszentralamts.
• Leitweg-ID vergessen: Ohne Leitweg-ID nehmen viele Behörden die Rechnung nicht an.
• Alte E-Mail-Vorlage weiterverwendet: Passen Sie den E-Mail-Text an, damit klar wird, dass die Rechnung im XML-Format enthalten ist.
• PDF nachträglich in Word bearbeitet: Änderungen am PDF zerstören die eingebettete XML. Ändern Sie stattdessen die Rechnung in Meisterio und erzeugen Sie sie neu.

Häufig gestellte Fragen

Bin ich ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen?

Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Der Versand wird stufenweise ab 2027 verpflichtend – aktuelle Fristen bitte beim Steuerberater bestätigen lassen.

Muss ich für Privatkunden auch E-Rechnungen erstellen?

Nein. Für B2C-Rechnungen bleibt die klassische PDF-Rechnung zulässig. Meisterio erzeugt auf Wunsch trotzdem eine ZUGFeRD-Datei – schadet nicht.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein Hybridformat (PDF + XML) und universell einsetzbar. XRechnung ist reines XML und Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden. Meisterio unterstützt beide.

Wie prüfe ich, ob meine Rechnung technisch korrekt ist?

Meisterio validiert jede Rechnung vor dem Versand gegen den ZUGFeRD-Standard. Fehler zeigt die Software direkt an, sodass Sie sie beheben können.