Mahnung erstellen

Wer freundlich, aber konsequent mahnt, wird schneller bezahlt. Meisterio führt Sie durch das 4-stufige Mahnverfahren – von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung – jeweils mit vorbereitetem Text und ein-Klick-Versand.

Voraussetzungen

• Eine offene Rechnung mit überschrittenem Zahlungsziel – siehe Rechnung erstellen.
• Hinterlegte Absender-E-Mail-Adresse in den Betriebsdaten.

Tipp: Setzen Sie klare Fristen (z. B. 7 Tage nach Erinnerung), sonst erkennt der Kunde die Ernsthaftigkeit nicht.

Schritt 1: Fällige Rechnungen finden

Öffnen Sie Finanzen → Offene Posten. Meisterio zeigt alle Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist, mit Anzahl Tage in Verzug und aktueller Mahnstufe.

Schritt 2: Mahnstufe wählen

Klicken Sie bei der betroffenen Rechnung auf Mahnen. Meisterio schlägt automatisch die nächste Stufe vor:

Schritt 3: Text prüfen

Meisterio füllt den Mahntext vor – mit Anrede, Rechnungsnummer, offenem Betrag, neuem Zahlungsziel und Ihrer Bankverbindung. Passen Sie den Text bei Bedarf an, z. B. mit einem persönlichen Zusatz („Bitte melden Sie sich, falls es Rückfragen gibt.").

Schritt 4: Mahngebühren und Verzugszinsen

Ab der 1. Mahnung sind Mahngebühren zulässig – üblich sind 2,50 € pro Mahnung. Bei B2B-Kunden dürfen Sie zusätzlich Verzugszinsen (9 % über Basiszinssatz) berechnen. Aktivieren Sie diese Optionen im Dialog.

Schritt 5: Versenden

Wählen Sie den Versandweg:

• E-Mail – direkt aus Meisterio, mit PDF im Anhang.
• PDF herunterladen – z. B. für den postalischen Versand per Einschreiben ab Stufe 2.

Nach dem Versand wird die Mahnstufe im System hochgezählt und ein Eintrag in der Kundenhistorie erzeugt.

Schritt 6: Zahlung erfassen oder eskalieren

Wenn der Kunde zahlt: Zahlungseingang buchen. Wenn nicht: nach der 3. Mahnung ist der Weg frei für Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren.

Häufige Fehler

• Zu früh mahnen: Vor Ablauf des Zahlungsziels gilt der Kunde nicht als in Verzug.
• Ohne Frist mahnen: Ohne konkretes neues Zahlungsdatum bleibt die Mahnung wirkungslos.
• Alle Mahnstufen sofort: Ein Kunde, der erst 5 Tage überzogen ist, bekommt keine 3. Mahnung – das ist unhöflich und rechtlich fragwürdig.
• Verzugszinsen an Privatkunden: Nur B2B – bei Privatkunden nur 5 % über Basiszinssatz, oft nur nach Verzug in Ankündigung.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich vor der Klage mahnen?

Nicht zwingend. Nach § 286 BGB gerät der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit automatisch in Verzug (bei Privatkunden nur mit Hinweis auf der Rechnung). Eine Mahnung ist trotzdem üblich.

Kann ich Sammelmahnungen erstellen?

Ja. Bei Kunden mit mehreren offenen Rechnungen fasst Meisterio alle Positionen in einer Mahnung zusammen.

Was ist der Unterschied zwischen Mahnung und Inkasso?

Die Mahnung fordert den Kunden zur Zahlung auf. Beim Inkasso übernimmt ein externer Dienstleister die Beitreibung – üblicherweise nach der 3. Mahnung.

Kann ich die Mahntexte anpassen?

Ja, in den Vorlagen unter Einstellungen → Vorlagen → Mahnungen. Die Anpassungen gelten für alle künftigen Mahnungen.