Angebot in Rechnung umwandeln

Aus einem angenommenen Angebot machen Sie in Meisterio mit einem Klick eine Rechnung. Alle Positionen, Preise und Kundendaten werden übernommen – Sie sparen sich die Doppelerfassung.

Voraussetzungen

• Ein Angebot im Status Angenommen – nur dann ist die Umwandlung möglich. Siehe Angebotsstatus verwalten.
• Vollständige Betriebsdaten mit Steuernummer und IBAN.
• Optional: ein hinterlegter Rechnungsnummernkreis unter Einstellungen → Vorlagen.

Wichtig: Der Button In Rechnung umwandeln erscheint ausschließlich bei Angeboten mit Status Angenommen. Bei gesendeten Angeboten setzen Sie den Status zuvor über die Quick Action Als angenommen markieren.

Schritt 1: Angebot öffnen

Wechseln Sie in den Bereich Angebote und öffnen Sie das gewünschte Angebot. Prüfen Sie, ob alle Positionen, Mengen und Preise noch aktuell sind – Änderungen sind nach der Umwandlung nur über eine Stornorechnung möglich.

Schritt 2: Status auf „Angenommen" setzen

Ohne diesen Status ist keine Umwandlung möglich. Zwei Wege führen zum Ziel:

• Angebotsübersicht: Drei-Punkte-Menü der Angebotszeile → Als angenommen markieren → bestätigen. Diese Aktion steht nur bei gesendeten Angeboten zur Verfügung – auch bei bereits abgelaufenen.
• Angebotseditor: Statusfeld öffnen und Angenommen wählen, anschließend speichern.

Schritt 3: „In Rechnung umwandeln" wählen

Im Angebot erscheint jetzt der Button In Rechnung umwandeln. Klicken Sie ihn an. Es öffnet sich ein Dialog mit drei Optionen:

• Schlussrechnung – vollständige Abrechnung, empfohlen bei kleineren Aufträgen.
• Abschlagsrechnung – Teilbetrag, wenn der Auftrag über mehrere Monate läuft. Siehe Abschlagsrechnung erstellen.
• Rechnungsentwurf – Meisterio erzeugt einen Entwurf, den Sie später fertigstellen.

Wählen Sie die passende Option und klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Rechnungsdaten prüfen

Meisterio übernimmt automatisch:

Prüfen Sie die Angaben. Ergänzen Sie:

• Zahlungsziel (z. B. „14 Tage netto")
• Skontobedingungen, falls Sie welche anbieten
• Verweis auf Angebot und Auftragsdatum im Rechnungstext

Schritt 5: Rechnung speichern und versenden

Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Rechnung erhält eine feste Nummer und ist damit rechtlich verbindlich. Anschließend versenden Sie sie per E-Mail oder als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Der Angebotsstatus bleibt dabei unverändert auf Angenommen – Meisterio ändert beim Umwandeln keine Status automatisch.

Hinweis: Sobald die Rechnung erstellt ist, ist die Rechnungsnummer vergeben und muss lückenlos bestehen bleiben. Löschen Sie die Rechnung nicht einfach – stornieren Sie sie stattdessen über eine Stornorechnung.

Häufige Fehler

• Umwandlung ohne Statusprüfung: Wandeln Sie nur Angebote um, die der Kunde bestätigt hat. Sonst erzeugen Sie Umsatz in der Auswertung, den es faktisch nicht gibt.
• Alter Ansprechpartner in der Rechnung: Wenn der Kunde die Adresse geändert hat, aktualisieren Sie den Kundendatensatz, bevor Sie umwandeln.
• Skonto vergessen: Wurde im Angebot Skonto zugesagt, muss es auch in der Rechnung stehen – sonst kann der Kunde es nicht ziehen und Diskussionen sind vorprogrammiert.
• Falscher Steuersatz übernommen: Bei Bauleistungen (§ 13b UStG) gilt oft die Umkehr der Steuerschuld. Prüfen Sie den Steuersatz vor dem Speichern.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein Angebot in mehrere Rechnungen aufteilen?

Ja. Wandeln Sie das Angebot in mehrere Abschlagsrechnungen um. Am Ende erstellen Sie eine Schlussrechnung, die die bereits gestellten Abschläge automatisch abzieht.

Was passiert, wenn ich das ursprüngliche Angebot lösche?

Das Angebot ist mit der Rechnung verknüpft, aber die Rechnung bleibt eigenständig. Trotzdem sollten Sie versendete Angebote nicht löschen – sie dienen als Nachweis der Vereinbarung.

Muss ich die Rechnungsnummer selbst vergeben?

Nein. Meisterio erzeugt sie automatisch aus dem Nummernkreis unter Einstellungen → Vorlagen. Manuelle Vergabe ist möglich, aber die Reihenfolge muss lückenlos bleiben.

Warum sehe ich den Button „In Rechnung umwandeln" nicht?

Weil das Angebot noch nicht den Status Angenommen hat. Bei Entwürfen, gesendeten, abgelaufenen und abgelehnten Angeboten ist die Umwandlung bewusst gesperrt.

Kann ich ein abgelaufenes Angebot umwandeln?

Nicht direkt. Markieren Sie es zuerst als angenommen – optional verlängern Sie vorher das Gültigkeitsdatum, siehe Angebotsdatum und Gültigkeit.

Kann ich die Rechnung nach dem Erstellen noch ändern?

Nur, solange sie nicht versendet und noch nicht in der Buchhaltung erfasst wurde. Ist die Rechnung raus, korrigieren Sie sie über eine Stornorechnung und stellen eine neue Rechnung aus.