Angebot versenden

Meisterio versendet Angebote direkt per E-Mail oder stellt einen PDF-Link bereit, den Sie über WhatsApp, SMS oder einen beliebigen Messenger weitergeben. Sie sehen jederzeit, wann das Angebot geöffnet wurde.

Voraussetzungen

• Ein gespeichertes Angebot – falls noch nicht vorhanden, folgen Sie Angebot erstellen.
• Vollständige Betriebsdaten mit Absender-E-Mail-Adresse und Logo.
• Beim Kunden ist mindestens eine E-Mail-Adresse hinterlegt – siehe Kunden anlegen.

Tipp: Prüfen Sie vor dem Versand einmal die PDF-Vorschau. So erkennen Sie Fehler in Text, Preisen oder Layout, bevor der Kunde sie sieht.

Schritt 1: Angebot öffnen

Wechseln Sie in den Bereich Angebote, suchen Sie das gewünschte Angebot in der Liste und klicken Sie es an. Sie sehen die vollständige Vorschau mit allen Positionen, dem Nettobetrag, der Umsatzsteuer und dem Bruttobetrag.

Schritt 2: Versand starten

Klicken Sie oben rechts auf Versenden. Es öffnet sich ein Dialog mit den Versandoptionen:

• Per E-Mail – Meisterio erstellt eine E-Mail an die hinterlegte Kundenadresse.
• Link kopieren – Sie erhalten einen sicheren PDF-Link, den Sie per WhatsApp oder auf anderem Weg teilen können.
• Als PDF herunterladen – Sie speichern das Angebot lokal ab, z. B. um es persönlich zu übergeben.

Schritt 3: E-Mail-Text prüfen

Beim E-Mail-Versand ist ein Standardtext vorbelegt: Anrede, kurze Einleitung, Verweis auf die angehängte PDF und eine Bindefrist. Passen Sie den Text an, zum Beispiel:

„Sehr geehrter Herr Müller, anbei erhalten Sie unser Angebot für die Elektroinstallation in Ihrem Neubau. Bei Rückfragen melden Sie sich gerne. Freundliche Grüße."

Die E-Mail-Vorlage können Sie dauerhaft unter Einstellungen → Vorlagen → E-Mail anpassen.

Schritt 4: Anhänge und CC prüfen

Standardmäßig hängt die Angebots-PDF automatisch an. Sie können zusätzliche Dokumente wie AGB oder Datenblätter mitsenden. Über das Feld CC informieren Sie zum Beispiel Architekt oder Kollegen. Klicken Sie auf Senden.

Schritt 5: Versand bestätigen und verfolgen

Nach dem Versand:

• Erscheint das Angebot im Status Versendet.
• Ein Ereignis mit Zeitstempel wird in der Kundenhistorie hinterlegt.
• Sie sehen, wann der Kunde den PDF-Link erstmals geöffnet hat.

Wenn der Kunde nicht reagiert, planen Sie unter Angebote → Wiedervorlage eine automatische Erinnerung – zum Beispiel nach 7 Tagen.

Schritt 6: Reaktion des Kunden erfassen

Sobald der Kunde annimmt, ablehnt oder eine Rückfrage sendet, aktualisieren Sie den Status im Angebot:

Bei Angenommen können Sie das Angebot direkt in eine Rechnung überführen: Angebot in Rechnung umwandeln.

Häufige Fehler

• Falsche E-Mail-Adresse: Prüfen Sie vor dem Versand die Empfängerangabe – E-Mails mit Tippfehler landen ungelesen im Nirwana.
• Alten E-Mail-Text stehen gelassen: Wer Vorlagen kopiert, vergisst manchmal, den Kundennamen anzupassen. Meisterio setzt Platzhalter automatisch ein – kontrollieren Sie sie trotzdem.
• Anhang zu groß: Datenblätter komprimieren oder als Link statt Anhang mitschicken – große Anhänge werden von einigen E-Mail-Anbietern blockiert.
• Vergessene Bindefrist: Ohne Frist ist unklar, wie lange Ihr Preis gilt. Standardfrist unter Einstellungen → Vorlagen hinterlegen.

Häufig gestellte Fragen

Sieht der Kunde, dass ich die E-Mail aus einer Software versende?

Nein. Absender-Adresse und Signatur stammen aus Ihren Betriebsdaten und sehen aus wie eine normale E-Mail.

Kann ich ein Angebot mehrfach versenden?

Ja. Sie können jederzeit erneut versenden. Meisterio protokolliert jede Sendung mit Datum und Uhrzeit.

Was passiert bei einem falschen Preis nach dem Versand?

Öffnen Sie das Angebot, ändern Sie die Position und versenden Sie es erneut. Der Kunde erhält eine aktualisierte Version. Weisen Sie kurz in der E-Mail darauf hin, dass es sich um eine Korrektur handelt.

Wie lange bleibt der PDF-Link aktiv?

Der Link bleibt aktiv, solange das Angebot in Meisterio existiert. Löschen Sie das Angebot, funktioniert auch der Link nicht mehr.