Projekt anlegen

Ein Projekt bündelt alles zu einem Auftrag: Kunde, Baustellenadresse, Aufgaben, Zeiten, Baustellendokumentation, Dokumente und die Kostenkontrolle. So verlieren Sie auch bei parallelen Baustellen nie den Überblick.

Voraussetzungen

• Der Auftraggeber ist als Kunde angelegt – siehe Kunden anlegen.
• Optional: ein angenommenes Angebot als Grundlage für Budget und Nachkalkulation.

Tipp: Legen Sie jedes Projekt sofort nach Auftragsannahme an – nicht erst, wenn Sie auf der Baustelle stehen. So sind Aufgaben, Termine und Dokumente von Anfang an sauber erfasst.

Schritt 1: Neues Projekt starten

Öffnen Sie den Bereich Projekte und klicken Sie auf Neues Projekt. Vergeben Sie einen sprechenden Namen, z. B. „Bad Sanierung Familie Müller, Musterstr. 5".

Schritt 2: Stammdaten erfassen

• Kunde – aus dem Kundenstamm auswählen.
• Baustellenadresse – kann von der Kundenadresse abweichen.
• Start- und Endtermin – als Rahmen für die Planung.
• Status – Geplant, Aktiv, Pausiert oder Abgeschlossen.
• Budget – Soll-Wert für Fortschritt und Nachkalkulation, siehe Projekt-Finanzen.
• Beschreibung – Leistungsumfang und Besonderheiten.

Schritt 3: Aufgaben und Checklisten planen

Legen Sie erste Aufgaben an und ergänzen Sie Checklisten aus Ihren Vorlagen – siehe Aufgaben und Checklisten. Der Projektfortschritt in Prozent berechnet sich anschließend automatisch aus den erledigten Aufgaben.

Schritt 4: Baustellendokumentation starten

Im Tab Baustelle erfassen Ihre Mitarbeiter Tagesberichte, Fotos, Dokumente und Aufmaße – siehe Baustellenbereich.

Schritt 5: Angebote und Rechnungen verknüpfen

Angebote und Rechnungen mit Projektbezug erscheinen automatisch im Tab Finanzen. Von dort erstellen Sie auch Abschlagsrechnungen.

Schritt 6: Auswerten und abschließen

• Fortschritt und Budgetauslastung sehen Sie im Projektkopf.
• Die Nachkalkulation zeigt Stunden, Ausgaben und abgerechnete Beträge.
• Zum Abschluss erzeugen Sie den Projektbericht als PDF und die Schlussrechnung.

Häufige Fehler

• Ein Projekt für alles: Wer Wartungen, Neubau und Reparaturen in ein Projekt packt, verliert die Kostenkontrolle. Pro Auftrag ein Projekt.
• Kein Budget hinterlegt: Ohne Soll-Wert ist keine belastbare Nachkalkulation möglich.
• Zeiten ohne Projektbezug: Nicht zugeordnete Stunden fehlen in der Auswertung.
• Keine Baustellenadresse: Ohne Adresse fehlt dem Team die wichtigste Information für den Einsatz.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Angebote mit einem Projekt verbinden?

Ja. Haupt- und Nachtragsangebote mit Projektbezug erscheinen gesammelt im Finanzen-Tab.

Wie sehe ich, ob ein Projekt profitabel läuft?

Über den Finanzen-Tab: Budget, erfasste Stunden, Ausgaben und abgerechnete Beträge werden gegenübergestellt.

Was passiert nach Abschluss?

Setzen Sie den Status auf Abgeschlossen, erstellen Sie den Projektbericht und die Schlussrechnung.

Sehen alle Mitarbeiter die Zahlen?

Nein. Der Finanzen-Tab ist Rollen mit kaufmännischer Berechtigung vorbehalten.