Aufgaben verwalten

In jedem Projekt fallen viele kleine Arbeitspakete an: Material bestellen, Baustelle einrichten, Kunden anrufen, Rechnung schreiben. Mit der Aufgabenverwaltung in Meisterio behalten Sie und Ihr Team den Überblick.

Voraussetzungen

• Ein angelegtes Projekt – siehe Projekt anlegen.
• Mindestens ein weiterer Benutzer, wenn Sie Aufgaben zuweisen möchten – siehe Benutzer verwalten.

Tipp: Erfassen Sie auch Aufgaben, die nur wenige Minuten dauern. Was auf der Liste steht, wird nicht vergessen – und Sie sehen, wo Ihre Zeit hinfließt.

Schritt 1: Projekt öffnen

Wechseln Sie in den Bereich Projekte und öffnen Sie das gewünschte Projekt. Wählen Sie den Tab Aufgaben. Sie sehen eine Übersicht aller offenen, in Bearbeitung befindlichen und erledigten Aufgaben.

Schritt 2: Neue Aufgabe anlegen

Klicken Sie auf + Neue Aufgabe. Tragen Sie ein:

• Titel (kurz und aktiv formuliert, z. B. „Material bei Sonepar bestellen")
• Beschreibung (optional; Details, Links, Notizen)
• Fälligkeitsdatum (Meisterio erinnert Sie automatisch)
• Priorität (Niedrig, Normal, Hoch, Dringend)
• Zuständige Person
• Checklisten für Teilaufgaben (optional)

Speichern Sie mit Aufgabe erstellen.

Schritt 3: Aufgabe zuweisen

Wählen Sie im Feld Zuständig einen Mitarbeiter aus dem Team. Diese Person erhält automatisch eine Benachrichtigung in der Meisterio-App und – falls aktiviert – per E-Mail. Aufgaben ohne Zuweisung landen im Bereich Unzugewiesen.

Schritt 4: Priorität und Status verwalten

Öffnen Sie eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten. Ändern Sie den Status je nach Fortschritt:

Die Priorität hilft bei der Sortierung: dringende Aufgaben erscheinen automatisch oben.

Schritt 5: Kommunikation und Anhänge

In jeder Aufgabe können Sie Kommentare hinterlassen und Dateien anhängen – zum Beispiel Fotos, Lieferscheine oder Datenblätter. So bleibt der gesamte Kontext an einer Stelle und geht nicht in E-Mail-Postfächern verloren.

Schritt 6: Übersicht und Auswertung

Neben der Projektansicht bietet Meisterio zwei Übersichten:

• Meine Aufgaben – alle Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, projektübergreifend.
• Team-Board – Kanban-Ansicht (Offen / In Bearbeitung / Erledigt) für alle Aufgaben Ihres Betriebs.

Filtern Sie nach Fälligkeit, Priorität oder Verantwortlichem, um Engpässe früh zu erkennen.

Häufige Fehler

• Riesenaufgaben: „Bad umbauen" ist keine Aufgabe, sondern ein Projekt. Zerlegen Sie es in kleine, klar formulierte Aufgaben.
• Keine Fälligkeit gesetzt: Ohne Datum bleibt eine Aufgabe unsichtbar. Setzen Sie eine realistische Frist.
• Aufgaben doppelt anlegen: Prüfen Sie vor dem Anlegen die bestehende Liste – gerade bei wiederkehrenden Tätigkeiten.
• Zuständigkeit unklar: Weisen Sie Aufgaben immer genau einer Person zu, auch wenn mehrere mitwirken. Diese Person trägt die Verantwortung für den Fortschritt.

Häufig gestellte Fragen

Können Aufgaben mit Angeboten oder Rechnungen verknüpft werden?

Ja. Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie ein Angebot, eine Rechnung oder ein Dokument anhängen. So bleibt der Bezug klar.

Bekomme ich Erinnerungen an fällige Aufgaben?

Ja. Meisterio erinnert Sie am Fälligkeitstag in der App und – falls aktiviert – zusätzlich per E-Mail. Über Einstellungen → Benachrichtigungen stellen Sie die Kanäle ein.

Kann ich Aufgabenvorlagen anlegen?

Ja. Häufig wiederkehrende Aufgabenlisten (z. B. „Baustelle einrichten") speichern Sie unter Einstellungen → Vorlagen → Aufgaben und wenden sie mit einem Klick auf neue Projekte an.

Können Mitarbeiter alle Aufgaben sehen?

Das hängt von der Rolle ab. Admins sehen alle Aufgaben, Mitarbeiter mit eingeschränkter Rolle sehen nur ihre eigenen. Siehe Benutzer verwalten.