Benutzer verwalten

In Meisterio arbeiten Sie mit Ihrem Team gemeinsam an Kunden, Projekten und Rechnungen. Über die Benutzerverwaltung laden Sie Mitarbeiter ein, vergeben Rollen und steuern, wer was sehen und ändern darf.

Voraussetzungen

• Sie sind als Admin angemeldet. Nur Admins können Benutzer einladen und Rollen ändern.
• Die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter.
• Ein Konzept, welche Rollen (Admin, Büro, Mitarbeiter/Monteur) welche Rechte erhalten sollen.

Tipp: Legen Sie das Rollenkonzept schriftlich fest. So wissen alle, wer welche Rechte hat und Diskussionen im Alltag entfallen.

Schritt 1: Bereich Benutzer öffnen

Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer. Sie sehen eine Liste aller aktuellen Benutzer mit Status (Aktiv, Eingeladen, Deaktiviert) und Rolle.

Schritt 2: Neuen Benutzer einladen

Klicken Sie oben rechts auf + Einladen. Tragen Sie ein:

• E-Mail-Adresse (dienstlich empfohlen)
• Rolle
• Modul-Zugriff (z. B. nur Zeiterfassung)
• Persönliche Nachricht (optional)

Schritt 3: Rolle wählen

Meisterio bietet drei Standardrollen:

Individuelle Rollen mit feineren Rechten können Admins unter Einstellungen → Rollen erstellen.

Schritt 4: Einladung versenden

Klicken Sie auf Einladung senden. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Nach dem Klick vergibt er ein persönliches Passwort und kann sich einloggen.

Solange die Einladung nicht angenommen ist, hat der Benutzer den Status Eingeladen. Nach der Aktivierung wechselt der Status auf Aktiv.

Schritt 5: Rechte und Zugriffe anpassen

Öffnen Sie einen Benutzer, um Details zu ändern:

• Rolle ändern
• Modul-Zugriff einschränken (z. B. keine Finanzen für Monteure)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend machen
• Kostenstelle / Standort zuweisen (relevant für Auswertungen)

Speichern Sie mit Änderungen übernehmen.

Schritt 6: Benutzer deaktivieren oder löschen

Wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt:

• Deaktivieren – Zugang wird gesperrt, alle Daten bleiben erhalten. Empfohlen bei kurzfristigen Wechseln.
• Löschen – Benutzer wird entfernt, zugewiesene Datensätze werden auf einen Nachfolger übertragen. Sie werden vor der Löschung nach dem Ziel gefragt.

Häufige Fehler

• Zu viele Admins: Vergeben Sie die Admin-Rolle nur an Personen, die wirklich alle Einstellungen ändern dürfen.
• Private E-Mail für Firmenkonto: Nutzen Sie dienstliche Adressen. Beim Ausscheiden bleibt sonst der Zugang bei einer privaten Adresse.
• Modulzugriff nicht eingeschränkt: Monteure sollten in der Regel keine Rechnungen sehen. Prüfen Sie den Zugriff.
• Zwei-Faktor optional gelassen: Empfohlen wird die Pflicht für alle. Der zusätzliche Aufwand ist minimal, der Sicherheitsgewinn groß.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Einladungen zurückziehen?

Ja. In der Benutzerliste klicken Sie auf die eingeladene Person und wählen Einladung widerrufen.

Wie viele Benutzer sind im Tarif enthalten?

Das hängt vom gewählten Meisterio-Paket ab. Unter Einstellungen → Abo sehen Sie Ihr aktuelles Kontingent und können bei Bedarf aufstocken.

Kann ein Benutzer mehrere Rollen haben?

Nein, aber Sie können individuelle Rechte für einzelne Module vergeben. So ist ein Benutzer zum Beispiel „Büro + Zeiterfassungs-Admin".

Wie schütze ich sensible Daten vor unbefugtem Zugriff?

Nutzen Sie die Rollenrechte konsequent, aktivieren Sie 2-Faktor-Authentifizierung und schulen Sie das Team, Passwörter nicht zu teilen.