Ausgaben erfassen

Betriebsausgaben sauber erfassen ist die halbe Buchhaltung. In Meisterio hinterlegen Sie jede Ausgabe mit Betrag, Kategorie und Belegfoto – so ist am Monatsende alles bereit für Steuerberater und Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Voraussetzungen

• Vollständige Betriebsdaten.
• Für die schnelle Erfassung unterwegs: Meisterio-App auf dem Smartphone.

Tipp: Fotografieren Sie Belege direkt beim Bezahlen. Wer Zettel sammelt, verliert erfahrungsgemäß rund 15 % davon.

Schritt 1: Neue Ausgabe anlegen

Öffnen Sie den Bereich Ausgaben und klicken Sie auf Neue Ausgabe. Sie können auch direkt aus einem Projekt heraus eine projektbezogene Ausgabe erfassen.

Schritt 2: Kategorie wählen

Wählen Sie die passende Kategorie – sie steuert später die Auswertung und den Export:

• Personal – Löhne, Reisekosten.
• Fahrzeug – Tanken, Reparatur, Versicherung.
• Material – Baustoffe, Werkzeug, Verbrauchsmaterial.
• Büro – Miete, IT, Software.
• Sonstiges – alles, was nicht passt.

Schritt 3: Belegdaten erfassen

Tragen Sie ein:

Meisterio berechnet Netto und Umsatzsteuer automatisch. Projektbezogene Ausgaben fließen direkt in die Nachkalkulation.

Schritt 4: Beleg anhängen

Klicken Sie auf Beleg hochladen und wählen Sie:

• Foto vom Smartphone – direkt aus der Kamera.
• PDF – z. B. eine Online-Rechnung.
• Datei – Scan aus dem Büro.

Alternativ nutzen Sie die KI-Beleganalyse: Foto hochladen, KI liest Betrag, Datum und Lieferant automatisch aus.

Schritt 5: Speichern und weitergeben

Klicken Sie auf Speichern. Die Ausgabe erscheint in der Liste mit Filter nach Zeitraum, Kategorie und Projekt. Am Monatsende exportieren Sie alles gebündelt an den Steuerberater über die DATEV-Integration oder Lexware.

Häufige Fehler

• Beleg vergessen: Ohne Beleg kein Betriebsausgabenabzug. Nachtragen ist meist zwecklos.
• Privatentnahme als Ausgabe: Privat gekauftes gehört nicht in die Firmenausgaben – auch nicht „aus Versehen".
• Falscher Steuersatz: Restaurantbelege haben teils 7 %, teils 19 % – prüfen Sie die Aufteilung.
• Doppelt erfasst: Wer sowohl den Kassenbon als auch die Kreditkartenabrechnung bucht, verdoppelt die Ausgabe.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

In Deutschland 10 Jahre. Meisterio speichert digitale Belege revisionssicher – das Papieroriginal darf danach vernichtet werden, wenn Ihr Steuerberater zustimmt.

Kann ich Belege gesammelt hochladen?

Ja. Über Mehrere Belege hinzufügen laden Sie einen Stapel Fotos hoch – die KI-Beleganalyse verarbeitet sie einzeln.

Zählen Ausgaben in die Projekt-Kalkulation?

Nur wenn Sie ein Projekt auswählen. Diese Ausgaben tauchen dann im Projektcontrolling und in der Nachkalkulation auf.

Was ist mit bewirtungsbelegen?

Diese haben eigene Formvorschriften (Anlass, Teilnehmer). Erfassen Sie diese Angaben im Notizfeld – der Steuerberater dankt.