Kunden-Dokumente verwalten

Die Kundenakte bündelt alle Dokumente, die zu einem Kunden gehören: manuell hochgeladene Dateien, Projekt-Dateien und Baustellenfotos sowie automatisch erzeugte Belege wie Angebots- und Rechnungs-PDFs. So finden Sie jedes Schriftstück eines Kunden an einer Stelle – auch wenn es zu unterschiedlichen Projekten gehört.

Voraussetzungen

• Sie haben einen Kunden angelegt – siehe Kunden anlegen.
• Für Uploads: eine Datei mit maximal 20 MB.

Schritt 1: Kundenakte öffnen

1. Öffnen Sie den Bereich Kunden.
2. Klicken Sie auf den gewünschten Kunden.
3. Wechseln Sie in den Tab Dokumente.

Schritt 2: Dokument hochladen

1. Klicken Sie auf + Dokument hochladen.
2. Wählen Sie die Datei aus (Bild, PDF oder Office-Datei).
3. Optional: ordnen Sie die Datei einem Projekt des Kunden zu.
4. Wählen Sie eine Kategorie: Dokument, Bild, Vertrag, Plan, Abnahme, Garantie oder Sonstiges.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung und speichern Sie.

Die Datei liegt danach dauerhaft beim Kunden. Mit Projektzuordnung erscheint sie zusätzlich im Projekt – ohne dass Sie sie doppelt ablegen müssen.

Schritt 3: Suchen und filtern

Über die Filter-Leiste eingrenzen:

• Suche – Volltext über Dateinamen und Beschreibung
• Typ – Bilder, PDFs, Angebote, Rechnungen oder Sonstige
• Kategorie – z. B. Vertrag, Plan, Abnahme, Garantie
• Herkunft – Automatisch (aus Angebot/Rechnung erzeugt) oder Manuell (hochgeladen)
• Projekt – Dateien eines bestimmten Projekts

Schritt 4: Dokument öffnen

Ein Klick auf eine Bild-Kachel öffnet die Lightbox mit Zoom und Blättern zwischen den Bildern. Ein Klick auf ein PDF öffnet die integrierte Vorschau.

Bei Angebots- und Rechnungs-Kacheln wird das PDF direkt aus Meisterio generiert – inkl. Firmenlogo aus den Betriebsdaten.

Schritt 5: Manuelle Dokumente bearbeiten

Über das Aktionsmenü eines manuell hochgeladenen Dokuments können Sie:

• Öffnen und Herunterladen
• Umbenennen
• Beschreibung, Kategorie oder Projektzuordnung ändern
• Löschen

Automatisch erzeugte Belege (Angebote, Rechnungen) lassen sich hier nicht löschen – sie folgen dem jeweiligen Beleg.

Häufige Fehler

• Angebot/Rechnung fehlt: Prüfen Sie, ob der Beleg wirklich dem Kunden zugeordnet ist.
• Datei zu groß: Uploads sind auf 20 MB pro Datei begrenzt. Große Pläne vorher komprimieren.
• PDF-Download bricht ab: Meist fehlt das Firmenlogo oder eine Pflichtangabe. Öffnen Sie den Beleg direkt und exportieren Sie ihn dort erneut.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Dateien direkt aus der Kundenakte hochladen?

Ja. Über + Dokument hochladen im Tab Dokumente. Alternativ laden Sie Dateien weiterhin über ein Projekt hoch – siehe Projekt-Dokumente verwalten. Beide Wege landen in derselben Übersicht.

Werden Versionen einer Datei gespeichert?

Nein. Beim erneuten Hochladen entsteht ein zusätzlicher Eintrag; eine Versionierung gibt es derzeit nicht.

Sieht der Kunde diese Übersicht?

Nein. Die Kundenakte ist ausschließlich intern.