Die Kundenakte ist die zentrale Ansicht für alles, was zu einem Kunden gehört: Stammdaten, Kennzahlen, Ansprechpartner, Projekte, Finanzen, Dokumente und die vollständige Aktivitätshistorie.
Voraussetzungen
- Ein angelegter Kunde – siehe Kunden anlegen.
Schritt 1: Kundenakte öffnen
Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf einen Kunden. Sie landen in der Kundenakte.
Schritt 2: Kennzahlen lesen
Oben sehen Sie vier Kennzahlen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Projekte | Anzahl aller Projekte dieses Kunden |
| Umsatz | Summe der abgerechneten, operativ wirksamen Belege (ohne Storno) |
| Offene Forderungen | Noch nicht bezahlte Rechnungsbeträge |
| Arbeitsstunden | Für den Kunden erfasste Zeiten aus der Zeiterfassung |
Schritt 3: Tabs nutzen
- Übersicht – Stammdaten, Ansprechpartner, Notizen und letzte Aktivitäten
- Projekte – alle Baustellen mit Status
- Finanzen – Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Mahnungen
- Dokumente – automatische Belege und manuelle Uploads, siehe Kunden-Dokumente verwalten
- Timeline – chronologische Aktivitätshistorie
Schritt 4: Timeline auswerten
Die Timeline zeigt fachliche Ereignisse mit Icon, Kategorie, Datum, Uhrzeit und – wo sinnvoll – Betrag:
- Projekt angelegt oder abgeschlossen
- Termin geplant
- Angebot erstellt, versendet, angenommen
- Rechnung erstellt oder versendet, Zahlung erfasst, Mahnung versendet
- Dokument hochgeladen
- Ansprechpartner hinzugefügt
Über die Kategoriefilter blenden Sie gezielt einzelne Bereiche ein. Reine Stammdatenänderungen werden bewusst nicht protokolliert – die Timeline bleibt so lesbar und ist kein technisches Audit-Log.
Schritt 5: Schnellaktionen starten
Aus der Kundenakte starten Sie direkt Neues Projekt, Neues Angebot oder Neue Rechnung. Der Kunde ist dabei bereits vorausgewählt.
Häufige Fehler
- Umsatz wirkt zu hoch: Der Wert zeigt den abgerechneten Umsatz, nicht die eingegangenen Zahlungen. Offene Beträge stehen separat unter „Offene Forderungen".
- Ereignis fehlt in der Timeline: Prüfen Sie den aktiven Kategoriefilter und ob der Vorgang tatsächlich dem Kunden zugeordnet ist.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es Wiedervorlagen für Kunden?
Ein eigener Wiedervorlage-Workflow ist derzeit nicht verfügbar. Nutzen Sie stattdessen Termine mit Kundenbezug im Kalender.
Werden Telefonate protokolliert?
Ein separates Telefonnotiz-Objekt gibt es nicht. Halten Sie Gesprächsinhalte in den Kundennotizen oder in Projektnotizen fest.
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