Mehrere Ansprechpartner pro Kunde

Bei Firmenkunden gibt es selten nur eine Kontaktperson: Die Geschäftsführung entscheidet, die Buchhaltung zahlt Rechnungen, die Bauleitung koordiniert vor Ort. In Meisterio pflegen Sie deshalb beliebig viele Ansprechpartner pro Kunde – ohne dass sich die eigentlichen Kundenstammdaten oder die Rechnungsanschrift verändern.

Voraussetzungen

• Ein bereits angelegter Kunde – siehe Kunden anlegen.
• Zugriff auf den Bereich Kunden.

Wichtig: Ansprechpartner ergänzen die Kundendaten, sie ersetzen sie nicht. Kundenname, Anschrift, Steuerdaten und E-Rechnungsangaben bleiben unverändert – Angebote und Rechnungen adressieren weiterhin den Kunden.

Ansprechpartner hinzufügen

1. Öffnen Sie im Menü Kunden und wählen Sie den gewünschten Kunden aus.
2. Scrollen Sie in der Kundenakte zur Karte Kontaktdaten. Dort finden Sie den Abschnitt Ansprechpartner.
3. Klicken Sie auf Ansprechpartner hinzufügen (bzw. auf das Plus-Symbol, wenn bereits Kontakte existieren).
4. Tragen Sie mindestens den Vornamen ein. Ergänzen Sie bei Bedarf Nachname, Position (z. B. „Bauleiter"), Abteilung (z. B. „Buchhaltung"), E-Mail, Telefon, Mobilnummer und Notizen.
5. Optional aktivieren Sie eine oder mehrere Standard-Rollen (siehe unten).
6. Speichern Sie mit Anlegen.

Ansprechpartner bearbeiten

Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem Kontakt und wählen Sie Bearbeiten. Änderungen wirken sofort auf zukünftige E-Mail-Vorbelegungen. Bereits versendete Angebote und Rechnungen bleiben unverändert.

Ansprechpartner löschen

Über das Drei-Punkte-Menü wählen Sie Löschen und bestätigen den Vorgang. Der Kontakt wird dauerhaft entfernt. War der gelöschte Kontakt als Standard markiert, bleibt die Rolle einfach unbesetzt – Meisterio nutzt dann automatisch die allgemeine Kunden-E-Mail-Adresse (siehe Abschnitt „Automatischer Fallback").

Standard-Rollen

Jeder Kontakt kann für drei Rollen als Standard markiert werden. Pro Rolle gibt es je Kunde immer nur einen Standard-Kontakt.

Hauptansprechpartner

Wird für allgemeine Kommunikation vorgeschlagen. Ideal für die wichtigste Bezugsperson (z. B. Geschäftsführung).

Standard für Angebote

Beim Versand eines Angebots per E-Mail wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts automatisch als Empfänger vorbelegt.

Standard für Rechnungen

Beim Versand einer Rechnung – inklusive Mahnungen – wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts als Empfänger vorbelegt. Perfekt für die Buchhaltungsadresse.

So setzen Sie einen Standard: Drei-Punkte-Menü → „Als Standard für … festlegen". Die vorherige Zuweisung wird automatisch aufgehoben.

Automatischer Fallback auf die allgemeinen Kundendaten

Meisterio verwendet für den E-Mail-Empfänger immer diese Reihenfolge:

Wird ein Standard-Kontakt gelöscht oder hat er keine gültige E-Mail-Adresse, greift Meisterio automatisch auf die allgemeine Kunden-E-Mail zurück. Es wird niemals automatisch ein anderer Ansprechpartner in eine freigewordene Rolle befördert.

Verwendung beim E-Mail-Versand

Beim Klick auf Per E-Mail senden in einem Angebot oder einer Rechnung öffnet sich der Versanddialog. Das Feld Empfänger ist bereits mit dem passenden Kontakt vorbelegt – Sie können den Empfänger dort jederzeit manuell ändern, ohne dass sich die Kundendaten verändern.

Dokumente und PDFs

Ansprechpartner sind ausschließlich eine Hilfe für Kommunikation und E-Mail-Vorbelegung. Sie erscheinen nicht in Angebots- oder Rechnungs-PDFs. Für die Anschrift und die Rechnungsadresse werden weiterhin ausschließlich die Kundenstammdaten verwendet – Kundenname, Straße, PLZ, Ort, Land, Steuernummer und E-Rechnungsangaben.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich den Standard-Rechnungskontakt lösche?

Die Rolle bleibt frei. Beim nächsten Rechnungsversand wird automatisch die allgemeine Kunden-E-Mail vorgeschlagen. Sie müssen nichts weiter tun.

Kann ich mehrere Standard-Rollen einem Kontakt zuweisen?

Ja. Ein Kontakt kann gleichzeitig Hauptansprechpartner, Angebots- und Rechnungskontakt sein.

Verändern Ansprechpartner die Rechnungsanschrift?

Nein. Adressen auf Angebot und Rechnung stammen ausschließlich aus den allgemeinen Kundendaten.

Sehe ich den vorgeschlagenen Empfänger vor dem Versand?

Ja, der Empfänger steht im Versanddialog und kann dort überschrieben werden.